Constituer une société en ligne ? Pour les S.r.l., c’est désormais possible !

Nouveautés en matière de droit des sociétés dans le cadre de l’harmonisation du marché unique numérique. Les sociétés à responsabilité limitée, même sous forme simplifiée, peuvent désormais être constituées à travers une procédure entièrement en ligne, sous le contrôle du notaire. Mode d’emploi.

La constitution d’une société à responsabilité limitée « online »

C'est ce qui est prévu par le décret législatif n°183 du 8 novembre 2021, qui a transposé la directive (UE) 2019/1151 couvrant les dispositions relatives à l’utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés.

Depuis le 14 décembre 2021 (date d’entrée en vigueur du décret), les sociétés à responsabilité limitée (« S.r.l. »), y compris celles sous forme simplifiée (soit celles pouvant être constituées seulement entre personnes physiques sur la base de statuts standard, avec un capital ne pouvant excéder 10.000 €), peuvent être constituées par acte notarié établi à distance, avec la participation par visioconférence des parties ou de certaines d'entre elles (étant précisé que, dans ce cas-là, les parties qui participent personnellement chez le notaire signeront, elles aussi, l’acte par signature électronique), pourvu que les conditions suivantes soient remplies :
(1) le siège social de la société se trouve en Italie ;
(2) seulement les apports en numéraire sont admis, ce qui exclut les apports en nature ou en industrie, de travail ou de services ;
(3) le versement des apports doit être effectué par virement bancaire sur le compte dédié du notaire (qui se chargera de virer les fonds sur le compte de la société, une fois que celle-ci aura été immatriculée au Registre des Entreprises).
L'acte peut être signé avec une signature numérique ou un autre type de signature électronique qualifiée.

Le choix du notaire

Le notaire est choisi parmi ceux qui ont leur étude dans la région (ou dans le ressort de la Cour d’Appel, si un tel ressort comprend plusieurs régions) où au moins l’une des parties intervenantes a son domicile ou son siège social. Si toutes les parties ont leur domicile hors du territoire italien, il est possible de faire recours à tout notaire italien.

Si la procédure en ligne introduit sans aucun doute des éléments de simplification dans la constitution d'une S.r.l., il faut toutefois noter que, outre les éventuelles difficultés linguistiques pour les parties étrangères qui participent à l’acte, dans le cas d'associés qui sont des personnes morales de droit étranger, le notaire devra vérifier les pouvoirs du signataire. Dans un tel cas, il est souvent plus simple que l'acte soit signé par un fondé-de-pouvoir connaissant l’italien en vertu d'une procuration établie par devant un notaire étranger qui certifiera également les pouvoirs du mandant.

L’acte constitutif de la société

L'acte constitutif (obligatoirement sous forme notarié comme dans la procédure ordinaire) peut être établi également en utilisant des modèles standards, qui seront adoptés par décret du Ministre du Développement Economique dans un délai de soixante jours à compter de la date d'entrée en vigueur du décret. Ces modèles seront également établis en anglais et seront publiés sur le site web de chaque chambre de commerce.

L’acte est reçu par l'intermédiaire d'une plateforme électronique mise en place et gérée par le Conseil national du notariat.

Les caractéristiques fonctionnelles et techniques de la plateforme numérique

La plateforme télématique gérée par le Conseil national du notariat permettra au notaire de :
•    s'assurer de l'identité des parties intervenantes ;
•    vérifier l'apposition de la signature numérique (ou autre signature électronique qualifiée) par son titulaire ;
•    vérifier et attester la validité des certificats de signature utilisés ;
•    être en contact direct avec les parties connectées à distance au moment où elles manifestent leur volonté.

La plateforme, qui doit assurer une connexion continue par visioconférence avec les parties, ainsi que l'affichage correct du document à signer, l’apposition de la signature électronique par tous les signataires et la traçabilité de toutes les activités, permet également de fournir un certificat de signature électronique pour les parties qui n'en possèdent pas.

Dans tous les cas, le notaire, dans le cadre de son activité de contrôle, peut interrompre la signature par visioconférence de l'acte constitutif et exiger la présence physique des parties ou de certaines d'entre elles s'il doute de leur identité ou s'il constate le non-respect des règles relatives à la capacité juridique ou le défaut de pouvoir de représentation de l’une des parties.

Une fois l'acte de constitution conclu, le notaire procèdera à son dépôt auprès du Registre des Entreprises en envoyant par voie électronique une copie numérique de l’acte.

De façon générale, le décret n. 183/2021 prévoit que les actes et les données concernant toutes les sociétés de capitaux seront conservés au Registre des Entreprises sous format numérique.

D’autres nouveautés en matière de droit de sociétés

Le décret réglemente également les modalités d'enregistrement télématique et de radiation d’établissements secondaires d'une société soumise au droit d'un État membre de l'UE ainsi que les actes et les données qui peuvent être mis à disposition par le biais du système d'échange de registres d'entreprises (BRIS).
Enfin, le décret étend aux administrateurs des S.r.l. les causes d'inéligibilité et de déchéance prévues pour les sociétés par actions, en imposant à chaque administrateur de fournir à la société, avant sa désignation, une attestation de l’absence de causes d'inéligibilité ou de mesures d’interdiction adoptées dans un pays de l'UE.
 

En collaboration avec Nicola Lattanzi et Marta Landriscina, Pirola Pennuto Zei & Associati