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Légalisation : mode d'emploi

législation d'un documentlégislation d'un document

A SAVOIR :

La légalisation est un moyen de garantir la reconnaissance en France des actes établis à l’étranger, à l’aide d’une formalité par laquelle une autorité publique certifie avoir vérifié l'identité du ou des signataires d'un acte et la ou les signatures apposées comme étant celles de la ou des personnes qui ont comparu.

La légalisation n’est donc qu’un moyen de vérifier l’authenticité de la signature du document et de l’autorité l’ayant établi, en vue de sa circulation. Son absence ne remet pas en cause la validité en la forme et au fond du document, ni son authenticité. La légalisation ne porte pas sur le contenu du document mais sur le caractère authentique de la signature du document et du cachet de l’autorité l’ayant établi.

Une fois la procédure de légalisation réalisée, il n’est pas besoin d’une autre formalité pour prouver l’authenticité de la signature ou du sceau de l’acte public et établir la capacité de la personne ou de l’autorité qui a signé ou scellé l’acte public. Mais le destinataire du document peut vérifier auprès de l’autorité identifiée en cas de suspicion de falsification, par exemple.

Afin de « légaliser » un document et lui donner donc effet dans un autre pays, il existe  deux procédures en fonction du pays émetteur. Dans cet article, sera abordée l’hypothèse d’un document public établi à l’étranger qui doit être produit en France ou, à l’inverse, un document public établi en France qui doit être produit à l’étranger.

QUELS DOCUMENTS ?

Les décisions de justice, documents administratifs, actes notariés établis à l’étranger, déclarations officielles (certification de signature…) procurations, doivent être authentifiés par « légalisation ». Les documents sont dispensés de légalisation lorsqu’une convention a été ratifiée entre le pays d’origine du document et le pays où le document doit être produit.

Pour consulter une liste des conventions, voir :

https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/services-aux-francais/legalisation-1499/article/mes-documents-relevent-ils-de-la-legalisation-de-l-apostille-ou-d-une-dispense

QUELLES MODALITES ?

La légalisation permet de garantir l’authenticité des actes ou documents établis dans un pays étranger qui, ainsi « légalisés », pourront porter effet en France après légalisation dudit document par l’autorité qui en a la charge dans le pays émetteur.

Cette procédure consiste pour l’autorité représentant l’Etat dans chaque pays d’attester l’exactitude de la signature apposée sur un acte et, s’il s’agit d’un acte public ou notarié, de la qualité de ceux qui l’ont établi ou transmis. Il ne s’agit donc pas d’une simple certification de signature émanant d’une mairie ou d’un notaire (documents sous seing privé), ni de la certification de conformité du document à son original délivrée par une administration.

Tous les actes sont concernés, même ceux établis par les notaires de l’étranger. Mais suivant le pays où vous vous situez, il se peut que la légalisation ne soit pas nécessaire, et que seule l’apostille suffise à moins d’une dispense totale :

1/Cas général : la LEGALISATION

En l’absence de toutes conventions ou règlements liant les pays concernés, c’est la coutume internationale de la double légalisation qui s’applique. L’acte public étranger devant produire ses effets devant une autorité française devra être dûment légalisé par l’autorité qui en a la charge dans le pays émetteur et ensuite, dans un deuxième temps, ce document devra être surlégalisé par le poste consulaire français compétent sur place.

L’acte public étranger a été établi ou dont il émane : Ex : une procuration reçue par un notaire libanais doit être légalisée par l’autorité libanaise qui en a la charge et ensuite par le Consulat de France au Liban.

Pour ce qui est des actes public français devant être produits à l’étranger, c’est actuellement le bureau des légalisations du ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères (sis au 57, bd des Invalides à Paris) qui procède à leur légalisation avant qu’ils soient surlégalisés par le consulat du pays de destination dûment accrédité en France. A compter du 1er janvier 2025, cette compétence sera transférée au Conseil supérieur du Notariat (voir NOTA BENE infra).

2/ forme simplifiée de la légalisation : L’APOSTILLE :

La Convention du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (Convention HCCH Apostille de 1961) facilite l’utilisation des actes publics à l’étranger. La Convention vise à supprimer l’exigence traditionnelle de légalisation en remplaçant la procédure de légalisation souvent longue et coûteuse par la délivrance d’un seul certificat d’Apostille par une autorité compétente du lieu d’origine de l’acte.

 

Apostille

 

L’apostille est délivrée par l’autorité désignée par l’Etat d’où émane le document : en France, il s’agit actuellement des parquets généraux (Cour d’Appel), et à compter du 1er janvier 2025, du notaire français (voir ci-dessous).

NOTA BENE : les documents établis par une administration ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière (ex : certificat sanitaire, attestation de libre vente, certificat de non-radioactivité...) ainsi que les documents établis ou certifiés par les agents diplomatiques ou consulaires sont exclus du champ d'application de la convention. Les postes veilleront à maintenir à jour les cachets et les habilitations nécessaires à cette activité résiduelle en matière de légalisation d'actes publics étrangers.

Ex : un acte d’état civil établi en Afrique du Sud devra être apostillé. Sauf s’il est établi par le consulat de France sur place.

3/ DISPENSE de légalisation et apostille :

Certaines conventions internationales ou règlements européens suppriment toute exigence de légalisation entre les pays signataires.

Il est ainsi de la CONVENTION DE BRUXELLES du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les Etats membres des communautés européennes (documents émanant d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction de l’Etat, le Ministère public, huissier de justice, greffier, documents administratifs, actes notariés, certification de signature, actes établis par les Ambassades ou Consulat d’un Etat partie qui doivent être utilisés sur le territoire d’un autre Etat partie)

Attention : tous les Etats membres de l’Union Européenne n’ont pas ratifié cette convention (il faut se reporter à la convention).

Le RÈGLEMENT (UE) 2016/1191 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) no 1024/2012, permet également aux pays membres d’échapper à toute formalité :

Ex : un acte de naissance belge peut être produit en France sans légalisation ni apostille.

De même, dans le cadre du REGLEMENT EUROPEEN SUCCESSION n°650/2012 du 4 juillet 2012, entré en vigueur en France le 17 août 2015, l’article 74 du règlement supprime l’exigence de toute légalisation ou formalité analogue pour les documents délivrés dans un Etat membre dans le contexte dudit règlement.

Pour consulter une liste des conventions, voir :

https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/services-aux-francais/legalisation-1499/article/mes-documents-relevent-ils-de-la-legalisation-de-l-apostille-ou-d-une-dispense

QUEL COÛT ?

La formalité de la légalisation ou de l’apostille peut présenter un coût, suivant les pays. En France, le tarif est actuellement de 10 euros par document légalisé quel que soit le nombre de pages. A l’étranger, il conviendra de se renseigner auprès de l’Ambassade ou du Consulat ou sur le site de la conférence de La Haye. 

Ce coût ne tient pas compte de la traduction du document dans la langue du pays de destination, qui sera demandée. La traduction sera légalisée comme le document objet de la demande.

En cas de doute, demandez si votre acte est soumis à une légalisation, ou une apostille dans votre cas :

Liens utiles :

Pour connaître la procédure applicable au pays où vous vous situez, il conviendra de se référer au site de la conférence de La Haye en recherchant le pays concerné (www.hcch.net) : Espace apostille 

Tel : +31(70)363 3303 ; Courriel : secretariat@hcch.net

Tableau récapitulatif de l’état actuel du droit conventionnel en matière de légalisation : https:/diplomatie.gouv.fr (A : apostille, L : légalisation, D : dispense)

bureau.legalisation@diplomatie.gouv.fr

Service de l’apostille : entraide-apostille.dacs@justice.gouv.fr .

ATTENTION : CHANGEMENT DE L’AUTORITE EN FRANCE A PARTIR DU  1er JANVIER 2025 !

Le 1er janvier 2025, les notaires français désignés à cet effet, seront l’autorité déléguée pour délivrer les apostilles et légalisations conformément à la loi de programmation 2018-2022 et de réforme de la justice du 23 mars 2019.

C’est ainsi que le décret n°2021-1205 du 17 septembre 2021 suivi du décret n°2023-25 en date du 23 janvier 2023 transférera au notariat français la compétence de délivrer la légalisation et l’apostille, sauf exceptions (matière pénale et certains territoires ultra-marins). La légalisation ou l’apostille sera principalement délivrée sous forme électronique(e-apostille), après consultation par les autorités compétentes la base de données des signatures publiques. Un registre électronique des légalisations et apostilles délivrées sera tenu par l’autorité en charge (e-registre).

NOTA BENE : A l’heure où nous écrivons et compte tenu des discussions en cours sur la réforme, les modalités de la procédure  restent à déterminer. Pour approfondir, nous vous engageons à prendre le contact du bureau des légalisations en France, situé 57 boulevard des Invalides Paris 7è.

POUR VOS PROCURATIONS : PENSEZ A L’OUTIL ELECTRONIQUE ELABORE PAR LE NOTARIAT FRANÇAIS : LA PROCURATION AUTHENTIQUE A DISTANCE

Votre notaire français peut vous faire régulariser une procuration authentique à distance qui lui permettra de signer l’acte en France avec votre mandataire ainsi désigné.

Explication pratique : Vous êtes à l’étranger. Votre notaire vous adresse dans un premier temps une demande de consentement sur le procédé de signature électronique à distance. Il vous adresse ensuite un lien via le réseau sécurisé de la profession pour le rejoindre. Lors de ce rendez-vous, il vous lit la procuration authentique et vous demande de signer votre consentement à distance via un procédé de signature sécurisé. Ce consentement est matérialisé par votre signature sur un document dédié, le niveau de qualification de votre signature satisfait aux exigences du règlement eIDAS et équivaut à une vérification d’identité en face-à-face sur le digital agréé par l’ANSSI. Le notaire signera sous vos yeux la procuration authentique ainsi consentie en vue de l’utiliser pour l’acte à recevoir en France.

Pour toute information, interrogez votre notaire en France !

1 Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information en France

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Publié le 12 avril 2023

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