Le décret de transposition de la directive européenne (n. 2019/1937) est finalement adopté en Italie. Les entreprises italiennes s’apprêtent à se mettre en conformité avec la nouvelle règlementation en matière de protection des lanceurs d’alerte. Voyons ce à quoi elles seront tenues.
Le 15 mars 2023, le Décret législatif n. 24/2023 (« Décret ») – qui transpose la Directive (UE) n. 2019/1937 relative à la protection des lanceurs d’alerte signalant des violations du droit de l'Union européenne – a été finalement publié, avec beaucoup de retard par rapport au délai initialement fixé par la Directive.
En Italie, des règlementations en matière d’alertes existaient déjà, tant dans le secteur public (Loi anti-corruption 190/2012) que dans le secteur privé (Loi n. 179/2017), dans ce dernier cas de façon limitée aux entreprises ayant adopté un modèle d’organisation, gestion et contrôle (« Modèle 231 ») aux termes du Décret législatif n. 231/2001 concernant la responsabilité administrative des entités juridiques (« Décret 231 »).
Avec ce Décret, le législateur italien vient maintenant regrouper dans un seul texte juridique l’ensemble des dispositions applicables en matière d’alerte par des dispositions s’appliquant tant au secteur public qu’au secteur privé.
Protection des lanceurs d'alerte : Champ d'application du Décret
Se concentrant sur le secteur privé, le Décret s’applique non seulement aux entreprises ayant adopté un Modèle 231, mais aussi aux entreprises ayant un effectif de plus de 50 salariés (avec un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée), ainsi qu’aux entreprises qui, indépendamment de leur taille, opèrent dans des secteurs spécifiques (notamment dans les marchés financiers, la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme).
Le Décret a étendu également le périmètre des signalements qui peuvent concerner, non seulement les violations du Modèle 231 et les infractions prévues par le Décret 231, mais, en général, toute violation des réglementations nationales ou de l’Union européenne qui portent atteinte à l’intérêt public ou à l’intégrité de l’entité juridique (telles que celles, à titre d’exemple, en matière de marchés publics et privés, sécurité des transports, sécurité alimentaire, protection de la concurrence).
En outre, les mesures de protections prévues par le Décret (qui incluent l’interdiction des représailles, même indirectes, soit licenciement, suspension, rétrogradation ou non-promotion, les références négatives, l’intimidation, le harcèlement, l’atteinte à la réputation, outre la protection de la confidentialité du lanceur d’alerte) sont accordées non seulement aux salariés, mais aussi aux travailleurs indépendants, consultants, stagiaires, candidats, actionnaires, administrateurs, anciens salariés et fournisseurs ainsi qu’à tous ceux qui ont d’une certaine manière facilité le signalement (c'est-à-dire ceux qui ont assisté le lanceur d’alerte dans le signalement), parmi lesquels les collègues et les membres de la famille du lanceur d’alerte.
Procédures de signalement
Le Décret prévoit plusieurs canaux de signalement : un canal interne (qui doit permettre que l’alerte puisse être adressée par écrit, également par des moyens informatiques, ainsi que sous forme orale, par des lignes téléphoniques ou boites vocales) ; un canal externe (dont la gestion est confiée à l’autorité nationale anticorruption, ANAC) et la divulgation publique (sous certaines conditions).
Le Décret introduit également des règles de procédure spécifiques en ce qui concerne la gestion des signalements par le biais du canal interne. En particulier, la gestion du canal interne doit être confiée à une personne ou à un organe (interne ou externe) autonome et spécifiquement dédié à cette tâche. En outre, une fois le signalement reçu, il faudra en accuser réception dans les 7 jours et fournir un retour au lanceur d’alerte dans les 3 mois.
Le Décret régit également les modalités d’archivage de la documentation relative à l’alerte, qui doit être conservée pendant la durée nécessaire à son traitement et, en tout état de cause, pas plus de 5 ans.
Pour rendre cette règlementation efficace un système de sanctions a été introduit. En particulier, des sanctions administratives pécuniaires peuvent être imposées par l'ANAC : de 10.000 à 50.000 euros, en cas de représailles, d’obstruction au signalement et de violation de l’obligation de confidentialité, ainsi qu'en cas d’absence de mise en place de canaux de signalement ou de procédures de gestion des alertes ; de 500 à 2.500 euros au cas où le lanceur d’alerte serait reconnu comme pénalement responsable des délits de diffamation ou de calomnie.
L’obligation de mettre en place des canaux de signalement prendra effet à partir du 15 juillet 2023, pour les entités privées de 250 salariés ou plus et à partir du 17 décembre 2023 pour les entités privées employant 50 personnes ou plus.
D’ici là, les entreprises concernées seront tenues d’évaluer les éventuels dispositifs déjà existants et, en tout cas, de se conformer à la nouvelle règlementation par l’adoption de canaux de signalements qui répondent aux exigences du Décret, également du point de vue du traitement des données personnelles et de cyber sécurité, en sensibilisant entre temps les destinataires concernant les finalités et modalités d’utilisation des canaux de signalement et des mesures de protection prévues par la loi.
En collaboration avec Nicola Lattanzi et Martina Lucchetti, Pirola Pennuto Zei & Associati
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