10 clés pour être efficace en télétravail

En cette période de confinement, un bon nombre d’entre nous expérimentons le télétravail. Même s’il représente incontestablement de nombreux avantages liés à l’absence de trajet pour se rendre sur son lieu de travail; il peut aussi s’avérer difficile de s’organiser et de garder la motivation. 

Travaillant moi-même à distance depuis plus de 5 ans avec des clients pouvant se situer aux quatre coins du monde, je voulais partager avec vous dix clés pour être efficace pendant cette période si particulière que nous traversons.  

1. Une routine matinale pro-active

La première chose à faire pour bien démarrer la journée, c’est de la démarrer de façon pro-active et non ré-active. Si la première chose que l’on fait en se réveillant est de consulter ses messages ou les nouvelles, on se met dans une position ré-active d’emblée. 

“Comme on fait son lit, on se couche”. Même si ce proverbe est une métaphore qui signifie que quels que soient nos actes, il faut savoir en assumer les conséquences. Littéralement, ce proverbe signifie aussi que notre confort dépend de la manière dont on aura fait son lit au préalable. 

En commençant notre journée par le fait d’aérer la chambre et de faire son lit, nous met dans une posture proactive. Ce premier acte qui peut sembler trop simple nous permet d'accomplir la première tâche de la journée. Et démarrer sa journée en ayant déjà accompli notre première tâche, c’est grisant.

Ensuite, il peut être tentant de ne pas se doucher et de rester en pyjama. Même si cela peut être agréable une fois de temps en temps, je vous déconseille cette pratique pour garder la motivation. Pour bien travailler, il faut se mettre dans de bonnes conditions. Alors, gardez les habitudes matinales que vous aviez avant le confinement, ou mieux, adoptez-en de meilleures. 

Le gain de temps dû à l’absence de trajet peut devenir une opportunité pour ajouter une activité bien-être à votre routine. Je vous recommande par exemple de faire quelques minutes d’exercice, de yoga ou de méditation avant de démarrer votre journée de travail. 

 

2. Des horaires réguliers

Le problème du travail à la maison, c'est qu'il peut devenir difficile de séparer le travail et la vie privée. Pour pallier à cela, il va être important de définir les horaires de travail précis et réguliers. Pour cela, une astuce est de planifier vos réunions en vidéoconférence le matin. 

En procédant ainsi, vous serez forcé de démarrer votre journée de travail à une heure définie. Aussi, vous serez aussi forcé de vous apprêter un minimum pour cet appel. 

 

 

3. Poser des limites avec les personnes du foyer

Si vous ne vivez pas seul, il est très utile de faire savoir aux personnes qui vivent avec vous pendant quelles heures vous ne serez pas disponibles, car “au travail”. 

Aussi, par la même occasion, faites-leur savoir à quelles heures vous passerez du temps avec les membres de votre famille. Peut-être pouvez-vous dédier une heure le matin ou l’après-midi, à heure fixe, pour aider aux devoirs des enfants ? Ainsi, ils sauront qu’ils auront de l’aide à un moment précis de la journée et peuvent mettre leurs questions de côté en attendant le moment prévu pour les poser.

D’ailleurs, les enfants, eux aussi seront heureux d’avoir une routine, avec des temps de travail et des temps de jeux programmés chaque jour. 

 

4. Un espace dédié au travail

En plus du temps de travail, il va être primordial de délimiter son lieu de travail. Si le lieu n’est pas délimité, il va être compliqué pour vous et pour votre entourage de savoir quand vous travaillez et quand vous ne travaillez pas. 

L’idéal bien sûr, est d’avoir un bureau. Mais si vous n’avez pas de pièce dédiée, peut-être pouvez-vous installer un bureau improvisé dans votre chambre. Dans la mesure du possible, essayez de vous trouver une pièce qui peut être fermée. De ce fait, la porte fermée indique que vous ne souhaitez pas être dérangé. 

Si vous ne pouvez pas avoir de pièce fermée, choisissez un endroit spécifique qui deviendra votre bureau. Ainsi, quand vous y êtes installé, vous êtes en mode travail, et quand vous n’y êtes plus vous pouvez ainsi déconnecter. Aussi, le port du casque audio est extrêmement utile dans ces conditions de travail, alors si vous n’avez pas de porte, offrez vous un bon casque audio !

 

5. Planifier les temps d’échange social

Tout comme les temps de travail, il ne faut pas négliger les temps de pause et de connexion sociale et les inclure dans votre calendrier.

Qu’ils soient au sein de votre foyer en face à face ou bien en video conférence pour les personnes en dehors de votre foyer; planifier des temps pour les échanges sociaux va vous permettre de mieux tenir sur la durée. 

Tout comme si vous étiez au travail pour prendre un café avec vos collègues, prévoyez des cafés virtuels. Ces temps vous permettront de décompresser et de continuer à tisser des liens plus personnels avec vos paires. 

Cette période est aussi très propice au réseautage, car nous sommes tous confronté au même problème, à des degrés différents. C’est un excellent timing pour prendre des nouvelles d’anciennes relations que vous auriez perdues de vue.

 

6. Formations et enrichissement personnel

Pour rester motivé dans son travail, l’apprentissage est clé. 

C’est lorsque l’on arrête d’apprendre que l’on commence à s’ennuyer dans son poste. Alors profitons de ce nouveau contexte pour apprendre de nouvelles compétences. Que ce soient des formations offertes au sein de votre entreprise ou à l’extérieur, il existe aujourd’hui beaucoup d’excellents moyens de se former en ligne, dans des domaines divers et variés.  

De bonnes références de formations gratuites ou peu couteuses en français sont Mooc et Udemy. Et si vous maîtrisez la langue de Shakespeare, edx.org est aussi une excellent plateforme de formations offertes par des universités internationales prestigieuses. 

 

7. Délimiter le temps imparti aux tâches

Connaissez-vous la loi de Parkinson ? Les travaux de Parkinson sur l’administration publique britannique ont donné lieu à cette loi : Tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps qui lui est imparti.

Je suis sûre que vous avez vous-même expérimenté cette loi. Si nous nous donnons une date limite très éloignée, nous finissons généralement cette tâche juste à la date clé. 

Alors pour une tâche qui prend une heure, je vous recommande de planifier cette heure sur votre calendrier, au lieu de la mettre sur votre liste de tâches pour la semaine. Soyez réaliste dans l’estimation du temps imparti. Avec l’expérience, vous serez de plus en plus précis dans vos évaluations et vous mettrez aussi de moins en moins de temps. 

 

8. Apprécier et profiter des avantages

Parfois quand on se retrouve dans des situations que l’on n’a pas choisies, on a du mal à en apprécier les avantages. 

Pourtant, le confinement n’a clairement pas que des inconvénients. Faites votre liste de gratitude de cette période si particulière en vous posant la question suivante : 

Pour quoi est-ce que j’éprouve de la gratitude en ce moment ? 

Faites au moins une liste de 20 choses positives, aussi petites ou grandes soient-elles. Vous verrez cet exercice vous fera voir votre situation actuelle sous un angle plus positif. 

 

9. Rituel de fin de journée

Nous avons parlé de l’importance des horaires fixes plus haut. Il peut être très tentant de continuer à travailler jusqu’à avoir terminé cette dernière petite chose. 

Un rituel de fin de journée va vous permettre de marquer votre fin de travail. 

Un bon rituel peut être d’aller se promener (dans le rayon et durée autorisée bien sûr), de faire du vélo d’appartement ou de faire un cours de yoga en ligne… Les possibilités sont infinies et c’est à vous de trouver l’activité qui vous convient le mieux. 

Le tout étant d’avoir une activité à heure fixe programmée. 

Vous pouvez même programmer une notification sur votre téléphone ou calendrier pour être sûr de ne pas la manquer.

 

10. Prendre soin de sa santé

Durant cette période, nous pouvons facilement tomber dans certains travers. Le confinement peut devenir une excuse pour rester scotché sur le canapé à regarder du contenu peu enrichissant et cela peut devenir la spirale descendante :  absence d’exercice, manque de sommeil et mauvais choix alimentaires...

Alors, au risque de réitérer ce que vous savez déjà, en cette période il est d’autant plus important de :

• Inclure de l’exercice physique dans vos journées (il existe d’excellentes applications smartphone ou tablette pour faire du sport chez soi, notamment 7M workout, recommandée par le professeur d’EPS de mon fils)
• Dormir environ 8 heures par nuit (les scientifiques sont toujours d’accord pour nous recommander entre 7 et 9 heures de sommeil pour un adulte)
• Choisir une alimentation saine, riche en micro nutriments, en  limitant la consommation l’alcool.

 

J’espère que ces clés vous seront utiles et qu’elles vous permettront de prendre ou reprendre de bonnes habitudes, afin de passer cette période du mieux possible. Si vous avez des questions ou vivez actuellement des difficultés difficiles à surmonter, n’hésitez pas à me contacter.

 

Prenez-soin de vous et de votre entourage. En prenant soin de soi et en étant solidaires, nous ressortirons de cette période plus forts.