La signature électronique est aujourd’hui une opportunité positive pour les entreprises qui souhaitent gagner du temps. Alors, que faut-il retenir ?
Tout savoir sur la signature électronique : la signature de demain
Aujourd’hui, il est possible d’envoyer ses documents sous une forme électronique, mais aussi de les signer en version numérique. Ces avancées permettent aux professionnels de gagner du temps au quotidien puisqu’il n’est plus nécessaire d’imprimer du papier pour procéder à la validation d’un document. Toutefois, la signature électronique doit être encadrée et réalisée selon des règles précises pour être valide.
Toutes les explications importantes concernant cette procédure se trouvent dans l’article suivant.
Comprendre le fonctionnement de la signature électronique
Avant de pouvoir procéder à la signature sous une forme numérique de vos documents, il est important de comprendre comment celle-ci fonctionne. Dans un premier temps, il faut savoir que la signature numérique n’est pas un simple copié collé de votre signature manuscrite.
Pour valider une signature électronique, il faut la réunion de trois éléments importants :
- Une personne signataire,
- Un document à signer pour donner un accord,
- Un outil de signature.
En effet, pour permettre le bon déroulement de la signature sous une forme numérique, le simple stylo n’est plus un outil suffisant. Il faut désormais avoir un outil spécialement conçu pour réaliser des signatures numériques. Ces derniers se matérialisent sous des certifications numériques capables de procéder à des signatures sous des formes numériques. Ils peuvent alors garantir l’identification de la personne signataire qui donne son accord tout en protégeant le document signé.
Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?
Pour valider la portée juridique d’un document, il est important de connaître la valeur juridique de la signature numérique par rapport à la signature classique sous une forme manuscrite.
Pour le comprendre, il faut savoir que cette forme électronique est incorporée au droit français depuis la loi du 13 mars 2000. Le Code civil inclut d’ailleurs à ce sujet l’article 1367 où il précise que cette forme de signature engage le consentement de la personne signataire à condition d’avoir recours à un procédé fiable d’identification. Autrement dit, il faut utiliser un logiciel adapté pour procéder à cette signature sous une forme numérique. Ainsi, la valeur juridique est identique à la signature manuscrite.
De plus, cette solution 2.0 va même plus loin dans la sécurisation de la procédure puisqu’elle vient garantir l’intégrité du document signé par le signataire. La procédure est alors plus sécurisante pour les parties. D’autres informations pour améliorer la sécurité des entreprises sont à découvrir sur entreprise-et-compagnie.fr.
Quand est-il possible d’avoir recours à la signature électronique ?
Au sein des entreprises plusieurs situations peuvent demander une signature sous une forme électronique pour faire gagner du temps aux parties. Dans un premier temps, il est possible d’y avoir recours lorsqu’il faut signer des documents en ligne (contrats, bons de commande, factures). Cette solution est utile pour vos collaborateurs, mais aussi pour les clients qui bénéficient de cette solution. Les preuves de consentement de vos clients sont aussi beaucoup mieux conservées de cette manière.
La signature électronique est aussi utile lorsqu’il faut envoyer des e-mails à signer, notamment lors de l’envoi d’invitations. Certains professionnels optent aussi pour la signature numérique lorsqu’ils sont en face à face avec leurs clients. Cette solution démontre une meilleure sécurité juridique. L’image de l’entreprise est aussi valorisée puisqu’elle utilise des processus modernes et innovants.
En définitive, la signature numérique intègre aujourd’hui pleinement le monde de l’entreprise pour le rendre plus performant. Sécurité et contrôle sont alors les maîtres mots de cette procédure.
Les avantages de la signature sous une forme numérique pour les professionnels
La sécurité n’est pas le seul point fort de cette solution pour les entreprises. En effet, le gain de temps est particulièrement précieux. Opter pour une signature électronique permet alors aux professionnels de raccourcir les cycles de traitement.
En plus, le temps de gestion des demandes est aussi beaucoup moins long. Des données importantes dans le quotidien d’une entreprise puisque ce gain de temps permet d’obtenir à terme une réduction des coûts. Ainsi, les professionnels sont gagnants lorsqu’ils utilisent une telle solution.
L’internationalisation des échanges et la mobilité des personnes poussent les professionnels à trouver sans cesse de nouvelles solutions pour innover au sein de leurs structures. La signature sous une forme numérique en est une parmi d’autres qu’il est nécessaire de mettre en place aujourd’hui.
Les dernières avancées législatives à connaître dans le domaine
Il n’est pas possible d’aborder le sujet de la signature électronique sans connaître son cadre législatif. Depuis sa transposition en droit français en date du 13 mars 2000, la législation évolue. En effet, en juillet 2014, un règlement européen eIDAS renforce la sécurité juridique autour de la signature sous une forme électronique. Ce règlement européen entre en application à partir du mois de juillet 2016. Et en septembre 2018, il est établi une reconnaissance mutuelle obligatoire des moyens eIDAS par les États membres de l’Union européenne comme le confirme le site lesechos.fr.
Ce cadre renforce alors particulièrement la sécurité juridique autour de la signature sous une forme électronique. L’objectif de ces lois est alors de renforcer la confiance des utilisateurs dans les solutions numériques. Les certifications tout comme les procédés sont renforcés pour devenir de plus en plus fiables. Le renforcement de ces moyens facilite alors aujourd’hui l’intégration de ces processus électroniques au sein des entreprises. Un défi numérique particulièrement important pour permettre aux sociétés de gagner en productivité, mais aussi en innovation aujourd’hui !
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