Comment les réunions hybrides fonctionneront-elles ? Trois choses à savoir

La pandémie de COVID-19 a changé à jamais notre façon de travailler. L'époque du présentéisme et du bureau pour chaque employé est révolue. Les espaces de travail collaboratifs et flexibles sont en train de faire leur apparition au profit d’une nouvelle manière de travailler, hybride, qui transforme la façon dont nous rencontrons nos collègues et nos clients. Alors, comment vous assurez d'être prêt pour l'avenir des réunions ?

Faites de votre bureau une destination plutôt qu’une obligation

L'époque où l'on se rendait au bureau pour y passer plus de huit heures est révolue. Au contraire, le bureau devient une destination offrant une variété d'espaces pour le bien-être et le travail. Plus important encore, le principal objectif du bureau sera de faciliter la collaboration et la créativité.

Niels Kramer, directeur créatif pour la région EMEA, suggère que les salles de réunion "stériles" du passé resteront dans le passé. A la place, des zones de pause plus conviviales et informelles seront l'espace principal au sein duquel les gens collaboreront, car un environnement et un mobilier confortables inspirent créativité et socialisation.
Avant la pandémie, l'une des premières choses que les clients disaient était "J'ai besoin de x bureaux". Aujourd'hui, les clients se débarrassent des bureaux et nous demandent nos idées sur les espaces de réunion collaboratifs informels. Les gens ne vont plus aller au bureau pour travailler individuellement ; ils vont aller au bureau pour rencontrer leurs collègues et travailler ensemble sur des projets, pour échanger des idées et pour recevoir des clients.

Niels Kramer continue de penser qu'il est utile d'avoir un bureau physique, notamment pour présenter des idées aux clients. Toutefois, il estime que la tendance générale est à l'abandon des réunions formelles et rigides avec les clients et que, de manière générale, tous les secteurs d'activité deviennent plus informels. Les clients ne s'attendent plus à ce qu'on les reçoive dans une salle de réunion pour une présentation.

Même les clients ont plaisir à se réunir dans ces espaces plus confortables. La pandémie a montré de manière frappante que l'ancienne façon de travailler n'était pas très accommodante. Et avec l'arrivée des jeunes générations sur le marché du travail, les entreprises savent qu'elles doivent évoluer, tant pour attirer et retenir les talents que pour remporter des contrats. Même les entreprises auparavant réticentes comprennent que le travail flexible est là pour durer. Elles sont donc à l'écoute de leurs employés et adoptent une approche plus globale, ce qui les incite à réorganiser leurs bureaux pour en faire des espaces plus accueillants et dynamiques.

Une technologie de pointe facilitera les réunions, investissez dès maintenant

La technologie jouera un rôle essentiel pour nous réunir, même lorsque nous serons de retour au bureau. Tout le monde n’assistera pas en présentiel aux réunions, en fonction de son rôle. La technologie doit donc faciliter la participation à distance des personnes situées dans des lieux différents. Philippe Sourdois, directeur de Tétris Italia, s'attend à ce que l'on se concentre davantage sur la qualité de l'acoustique et de l'éclairage, ainsi que sur l'insonorisation et la recharge sans fil. « Il s'agit de réaffecter les technologies existantes et d'investir dans des technologies plus sophistiquées pour améliorer le lieu de travail et rendre les réunions encore meilleures. Par exemple, des écrans grandeur nature peuvent donner l'impression qu'un collègue d'un autre bureau se trouve physiquement dans la pièce avec vous. Cela leur permet de travailler à distance mais aussi d'avoir leur mot à dire lors des réunions, alors que s'ils ne sont que sur l'écran d'un ordinateur portable il est facile d'oublier qu'ils sont là. À bien des égards, la technologie peut réellement accroître l'inclusion. »

Le déploiement d'une meilleure technologie peut en fait contribuer à la diversité et à l'inclusion dans de nombreuses entreprises. La technologie peut permettre d'inclure les employés handicapés, surtout s'il leur est difficile de se rendre dans un bureau en centre-ville.

Philippe Sourdois pense également que la technologie contribuera à maintenir les salles de réunion stériles et sûres dans un monde post-pandémique. « Nous allons voir que les entreprises investissent massivement dans une meilleure ventilation et des purificateurs d'air, des accès sans contact, des surfaces et des matériaux plus faciles à nettoyer... les possibilités sont infinies. Les salles de réunion réservables deviendront la norme, non seulement parce qu'elles permettent de contrôler le nombre de personnes qui s'y trouvent, mais aussi parce qu'elles offrent une fenêtre de 10 minutes pour le nettoyage, afin que les personnes qui participent à une réunion dans la salle suivante se sentent en sécurité. Les écrans tactiles utilisés pour réserver ces salles peuvent être adaptés de nombreuses manières pour minimiser la contamination. Par exemple, si vous pouvez réserver une salle via une application interne à l'entreprise sur votre appareil personnel, vous minimisez le risque pour vous-même et pour les autres. Sinon, fournir aux gens un stylet pour taper ce qu'ils veulent sur un écran tactile pourrait également réduire la propagation des germes. »

Niels Kramer va plus loin dans son approche de la technologie et suggère que les entreprises pourraient même décider d'allouer une pièce à un studio de télévision ou de médias sociaux. Il explique : « lorsque nous avons proposé ces idées aux clients il y a plus d’un an, ils n'en voyaient pas la nécessité, mais après la pandémie, ils ont été très réceptifs à l'idée de consacrer un espace à l'enregistrement ». Un studio équipé de murs insonorisés et d'un matériel d'enregistrement de haute qualité pourrait être utile à certaines entreprises pour réaliser et distribuer leurs propres supports de formation en interne, mais aussi pour accroître l'engagement des employés, notamment de ceux qui ne se rendent peu au bureau.
Cette expérience multimédia immersive, axée sur la technologie, est parfaitement illustrée par notre partenariat avec JLL dans le cadre de la conception et réalisation des leurs salles NXT au à Londres ou Paris. Ces salles sont équipées d'une technologie de pointe, permettant aux visiteurs de visiter numériquement des espaces de bureaux, de manipuler physiquement des plans grâce à des capteurs infrarouges, et bien plus encore. Grâce à l'utilisation des dernières technologies, les gens peuvent voir les mises à jour en direct de leurs plans et donner vie à un concept grâce à des visuels époustouflants. C'est ce type de technologie qui sera à l'avant-garde de l'aménagement des bureaux, mais elle peut être mise en œuvre de bien d'autres manières.

Les futures réunions pourraient intégrer des éléments de ce type, tels que des hologrammes et la réalité virtuelle, afin d'offrir une expérience inclusive où personne n'a l'impression de ne pas faire partie d'une réunion cruciale, même s'il se connecte depuis l'autre bout du monde.

Se concentrer sur le bien-être et adopter une approche holistique

La pandémie a mis l'accent sur la santé et le bien-être, une tendance que les employeurs souhaitent placer au centre de la réorganisation de leurs bureaux. Cependant, d'autres facteurs poussent les entreprises à vouloir promouvoir la santé et le bien-être. Tout d'abord, des collaborateurs plus heureux sont des collaborateurs plus engagés. Lorsque le personnel a le sentiment que son employeur fait preuve d'empathie et se soucie réellement de lui, il est encouragé. Au final, le travail flexible est une situation gagnant-gagnant.

Cela doit se refléter dans la façon dont le bureau est aménagé et conçu - il ne doit pas seulement être une destination où les gens ont envie de se rendre, mais il doit s'aligner sur les objectifs généraux de santé et de bien-être. Le bureau doit offrir quelque chose que les gens ne peuvent pas trouver ailleurs. La réaffectation des anciennes salles de réunion qui ne seront plus utilisées en studios de yoga, salles de sport, zones de méditation et autres espaces axés sur la santé et le bien-être motivera les employés à se rendre au bureau, car ils sauront qu'ils ne font pas que travailler, mais qu'ils peuvent prendre le temps de se détendre et d'améliorer d'autres aspects de leur vie.
Il existe plusieurs façons pour les entreprises d'y parvenir. Certaines choisiront de diviser les grandes salles en espaces plus petits et plus intimes qui limitent le nombre de personnes autorisées à entrer pour des raisons de santé et de sécurité. À l'inverse, certaines entreprises opteront pour des pièces plus grandes afin de permettre une distanciation sociale. Les cloisons telles que les portes coulissantes peuvent facilement couper une pièce en deux pour permettre des rassemblements plus petits, avec la possibilité d'ouvrir un espace plus grand en cas de besoin.

Le mobilier peut également être modifié pour faciliter une salle de réunion flexible. Par exemple, les chaises empilables et les tables pliantes peuvent facilement être rangées lorsque la salle n'est pas utilisée pour une réunion, ce qui permet de disposer d'un grand espace aéré qui peut être utilisé pour des exercices et des événements de cohésion d'équipe ou de bien-être.