De nouvelles dispositions sur l’utilisation des emails

Par Lablaw | Publié le 26/03/2017 à 22:00 | Mis à jour le 27/09/2018 à 14:56
Photo : pxhere, CC0, rawpixel.com
ordinateur emails travail

Une nouvelle disposition de l'Autorité de garantie des données personnelles (n.547 du 22 Décembre 2016) a été publiée le 17 février dernier, prenant de nouveau position sur l'épineuse question concernant les contrôles des courriers électroniques et des téléphones mobiles utilisés par les employés dans le cadre de leur rapport de travail.



Le sujet ayant traditionnellement été posé au Garant pour la Confidentialité, ce dernier avait publié les lignes directrices quant à l'utilisation du courrier électronique et d'Internet au travail (disposition no. 13 du 1er Mars 2007). Aujourd'hui, ces dispositions prennent une nouvelle importance, notamment en raison du fait que le Jobs Act (D. Lgs. n.151/2015) a révisé les règles applicables dans le domaine de la surveillance à distance des travailleurs (contenues dans la Loi 300/1970, le Statut des Travailleurs).

En particulier, le nouveau texte de l'art. 4 du Statut des Travailleurs permet - désormais sans conditions - les contrôles sur l'activité des travailleurs effectués à travers « des instruments utilisés par le travailleur pour l'exécution du travail », catégorie qui comprend les e-mails et les téléphones mobiles.
La même règle précise que l'utilisation « à toutes fins liées à la relation de travail » des informations recueillies à l'aide de ces outils est autorisée à condition que soit donnée aux employés une information adéquate concernant les modalités d'utilisation des instruments et les contrôles en vigueur, et que les dispositions du décret législatif 30 Juin 2003, n. 196 [c'est-à-dire le Code de la Privacy, en Italie la loi de Confidentialité] soient respectées.

Ainsi, le droit du travail et les règles concernant les traitements des données personnelles se fondent : les données prises par un outil de travail sont utilisables par l'employeur uniquement s'il agit en conformité avec les strictes limites (et les rigoureuses obligations qui en découlent) imposées par le Code de la Privacy.
Dans l'affaire ayant donné lieu à la disposition en question, les dites obligations n'ont pas été exécutées, selon le Garant. L'illégalité du comportement de l'employeur a ainsi été reconnue. Ce dernier avait recueilli - soit au cours de la relation de travail, soit après cessation d'emploi - les données contenues dans des courriers électroniques envoyés par le compte email de l'entreprise utilisé par un employé, sans avoir fourni une information adéquate au travailleur sur les méthodes et les objectifs de cette collecte de données et sur la tenue des dossiers. De plus, une collecte systématique des données contenues dans les BlackBerry de l'entreprise utilisés par les employés avait été mis en place, à travers l'installation d'une application destinée à détecter l'excès de seuils de trafic et l'accès direct aux données personnelles.
En déclarant l'illégalité du traitement des données recueillies de la manière décrite ci-dessus, le Garant interdit la poursuite d'un tel comportement par la société et réserve en outre une procédure spéciale pour déterminer les sanctions administratives.

Quelles sont les conséquences sous le profil du droit du travail ?
Comme mentionné ci-dessus, toute violation du Code de la Privacy implique l'impossibilité d'utiliser les informations recueillies par des méthodes illégales « à toutes fins liées à la relation de travail » et donc en particulier pour une procédure disciplinaire contre le travailleur concernant des comportements illicites dont l'information et la preuve ont été fournies grâce à des contrôles sur les outils utilisés par les travailleurs.
Il est donc essentiel pour les entreprises de procéder le plus tôt possible à une révision complète de leur discipline et de leurs règles internes, afin de se conformer aux récents développements dans la législation sur la Confidentialité et le traitement des données personnelles. A l'inverse le risque (très actuel et malheureusement déjà connu après l'entrée en vigueur du décret législatif n.151/2015) est de se confronter à des comportements illicites des travailleurs qui - malgré l'existence de preuves et le fait qu'ils soient sanctionnables du point de vue disciplinaire - ne pourront être punis à cause de l'impossibilité d'utiliser les preuves disponibles.

 

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Crédits photos : Corbis LD - Studio Legale Lablaw
 

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Marie Astrid Roy

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