Voyager léger : numériser ses documents et éviter les papiers inutiles

Planifier un voyage n'est pas une tâche facile. Tout d'abord, cette affirmation est plus complexe qu'il n'y paraît : la planification n'est pas une seule tâche, mais plusieurs ! Vous devez vous préoccuper des billets, de l'hébergement, de la nourriture, des vêtements, des biens personnels et, bien sûr, des documents nécessaires.

Face à ces défis, l'un des objectifs est de réduire le nombre de choses que nous emportons avec nous. Tout ce qui n'est pas essentiel doit être laissé derrière ! Les documents ne rentrent pas là-dedans, vu leur importance. Ou bien si ? Est-il possible de réduire l'espace qu'ils occupent ?

La réponse est « oui » ! Bien que le contenu de ces documents soit essentiel, il n'est pas toujours nécessaire qu'ils existent dans une version physique. C'est là qu'intervient la numérisation, une alternative qui remplace le papier inutile par des équivalents 100 % numériques. Les avantages de ce choix sont nombreux et nous allons les détailler.

Comment numériser les documents et réduire les papiers inutiles ?

Dans un esprit pratique, afin d'aider ceux qui planifient un voyage, nous avons élaboré un bref guide en trois étapes pour numériser vos documents et éviter les papiers inutiles dans votre valise. Pour ce faire, vous devez déterminer quels sont les documents qui peuvent être remplacés.

1. Numériser les documents 

La première étape consiste à numériser les documents dont vous avez besoin pour voyager, ce qui peut être fait à l'aide d'un scanner. Il existe des applications où certains documents existent déjà sous forme numérique, mais la meilleure solution est de convertir les documents papier en documents numériques par numérisation.

2. Compresser ou convertir les documents numérisés

Après la numérisation, le fichier généré peut être très lourd. Il vaut la peine de compresser PDF à l'aide d'un éditeur PDF tel que Smallpdf. Il est aussi possible de convertir le document (s'il est enregistré sous une extension d'image) et d'y apporter d'autres modifications.

3. Enregistrer les documents sur un appareil mobile

La troisième et dernière étape consiste à enregistrer les documents numérisés et compressés sur votre portable ou tout autre appareil mobile que vous emportez pendant le voyage. Si possible, sauvegardez des copies dans le cloud afin de pouvoir y accéder indépendamment du smartphone, de la tablette ou de l'ordinateur que vous utilisez pour cette tâche.

Quel est l'avantage de la numérisation des documents ?

La numérisation de documents et leur modification à l'aide d'un éditeur PDF présentent de nombreux avantages, parmi lesquels l'organisation des billets et des réservations, deux éléments essentiels pour un voyage en toute tranquillité. Si vous avez besoin de faire des copies, c'est aussi possible, où que vous soyez.

Deuxièmement, le risque de perte de ces documents est éliminé. Ce problème est fréquent dans le chaos de la préparation d'un voyage, mais il est éliminé lorsque les documents importants peuvent être copiés indéfiniment à partir de fichiers numériques. Pour les plus oublieux, c'est parfait !

Finalement, il y a aussi l'avantage d'éviter que les documents originaux ne soient détériorés au fil du temps. En fin de compte, les documents sont du papier, ce qui signifie que leur utilisation en voyage augmente les risques de les mouiller, de les déchirer ou de les abîmer pour diverses raisons.

Il convient de noter que tous les documents n'ont pas d'équivalents 100 % compatibles. Votre passeport, par exemple, doit être dans votre valise, même si vous l'avez aussi en version numérique. Grâce à la recherche et à la numérisation, il est possible de réduire la quantité de papier inutile que nous transportons en route.

Conseils additionnels pour conserver vos documents en toute sécurité

Après avoir appris à numériser les documents pour les voyages, il est utile d'adopter quelques stratégies supplémentaires pour s'assurer qu'ils sont toujours accessibles et protégés.

Utiliser des applications de stockage sécurisées

Il existe plusieurs options de stockage dans le nuage, telles que Google Drive, Dropbox et OneDrive, qui offrent une sécurité accrue pour vos documents. De plus, la plupart  

 de ces services vous permettent d'y accéder hors ligne, ce qui est utile si jamais vous n'avez pas accès à l'internet au cours de votre voyage.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous voyagez dans des endroits où la couverture Internet est limitée, vous assurant un accès permanent à vos documents, où que vous soyez.

Protéger les fichiers par un mot de passe

Si les documents stockés contiennent des informations sensibles, une solution consiste à les protéger par un mot de passe. Les applications d'édition de PDF permettent d'ajouter une couche de sécurité supplémentaire grâce à des mots de passe, ce qui garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier le contenu des documents. 

De plus, cette protection supplémentaire peut être configurée pour bloquer les modifications, empêchant ainsi que le contenu soit modifié sans votre autorisation. N'oubliez pas de créer des mots de passe forts et uniques en utilisant une combinaison de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux afin d'empêcher tout accès non autorisé.

Sauvegarder les données sur un support externe

En plus de sauvegarder vos documents sur le portable et dans le cloud, il est toujours bon de les sauvegarder sur un support externe, tel qu'une clé USB ou un disque dur externe. Ces dispositifs offrent une protection supplémentaire contre les imprévus, tels que les pannes de portables ou les problèmes de connectivité dans le cloud. 

En voyage, en particulier vers des destinations où l'internet peut être instable, une sauvegarde physique garantit que vos documents importants sont en sécurité et accessibles, même s'il arrive quelque chose à votre appareil principal. 

Cette précaution est particulièrement importante lorsque vous portez sur vous des documents essentiels tels que des passeports ou des contrats.

Vérifier si les documents numériques sont acceptés à la destination

Avant de partir, vérifiez si l'endroit où vous vous rendez accepte certains documents au format numérique. Dans de nombreux pays, les reçus de réservation, les cartes d'embarquement et même certains documents d'identité peuvent être présentés sous forme numérique. 

Toutefois, cela peut varier en fonction des politiques locales ou de celles de certaines institutions, telles que les hôtels ou les autorités chargées de l'immigration. 

Pour éviter les surprises ou les problèmes, il est conseillé de vérifier à l'avance auprès de la compagnie aérienne, de l'hôtel ou d'autres services s'ils acceptent les documents numériques ou si vous devez présenter des copies physiques. Ainsi, vous éviterez des problèmes de dernière minute lors de votre voyage.

Grâce à ces stratégies, vous évitez non seulement les papiers inutiles dans votre valise, mais vous assurez aussi la praticité et la sécurité en voyage. Après tout, voyager léger est un art qui consiste à concilier organisation et technologie !