Facturation électronique obligatoire : mode d’emploi

A partir du 1er prochain 2019, l’émission d’une facture électronique, entre entreprises mais aussi entre personnes privées, devient obligatoire en Italie. Mode d’emploi et cas particuliers.

C’est la dernière ligne droite pour les entreprises résidentes en Italie

La loi de finances 2018 a introduit, à partir du 1er janvier 2019, l’obligation d’émettre la facture électronique moyennant le système appelé Sistema di Interscambio (S.d.I.) pour toutes les cessions de biens et prestations de services effectuées, aussi bien dans les relations entre entreprises (B2B) qu’entre celles-ci et le consommateur (B2C), situés dans le même pays.
Par cette règlementation, en cohérence avec les recommandations de la Commission Européenne, le processus de facturation électronique, déjà en vigueur dans les rapports avec l’administration publique, est désormais étendu aux rapports entre privés. Ceci dans le but de favoriser la diffusion des processus de digitalisation au sein des entreprises et d’améliorer la capacité de l’administration financière de lutter contre les phénomènes de fraude fiscale.
Examinons de manière synthétique le cadre juridique et le fonctionnement du système de facturation électronique.

Cadre juridique et procédure

Les dispositions qui règlementent les nouvelles obligations de facturation électronique sont contenues dans le D.Lgs 127/2015 (“Décret”). Les règles d’émission et transmission des factures électroniques ont été établies par une disposition du Bureau des Impôts datée du 30 avril 2018 n. 89757 (“Disposition”)
De plus, l’Administration a fourni des éclaircissements utiles d’abord avec la Circulaire du 30 avril 2018 n. 8/E (Circulaire n. 8), et ensuite avec la Circulaire du 2 juillet 2018 n. 13/E (Circulaire n. 13).
Ensuite, les nouvelles dispositions ont été modifiées par le récent Décret-Loi du 23 octobre 2018 n. 119 qui a introduit certaines mesures visant à simplifier les procédures.

Domaine d’application

L’obligation de facturation électronique concerne les opérations “effectuées entre les personnes résidentes ou établies dans le territoire de l’Etat”. Par conséquent, comme il a déjà été indiqué, le domaine d’application de la disposition concerne aussi bien les rapports entre entreprises (b2b) que les opérations envers les consommateurs privés résidents (b2c).
Les entités étrangères, indépendamment du fait qu’elles soient ou non assujetties à la TVA en Italie (ou les étrangers qui ont obtenu un code TVA en Italie moyennant l’enregistrement direct ou indirect), sont donc dispensées des obligations de facturation électronique car ce sont des entités non-résidentes/établies en Italie. Sont également dispensés les auto-entrepreneurs exerçant dans le cadre du régime forfaitaire et plus généralement ceux qui ne sont pas tenus à l’obligation de facturation.

Définition, contenu et préparation de la facture électronique

La facture électronique est un document informatique, en format XML, conforme aux spécifications techniques prévues par la Disposition, transmis par voie télématique au S.d.I. et adressé par ce dernier au bénéficiaire, et devra obligatoirement contenir toutes les informations prévues par la règlementation TVA, ainsi que les autres informations nécessaires pour une correcte transmission de la facture au bénéficiaire, soit l’indication d’un « code destinataire » ou d’une adresse de courrier électronique certifié (PEC)

Sistema di Interscambio

Ce système est la structure crée par le Ministère de l’Economie et des Finances et gérée par SOGEI moyennant laquelle les factures électroniques sont transmises et qui est déjà utilisé pour la facturation électronique aux administrations publiques.
Les factures peuvent être émises au S.d.I. directement par l’entité tenue à les émettre, de la part d’un intermédiaire, pour son compte. De même, le cessionnaire/bénéficiaire du service peut également recevoir les factures par le S.d.I. moyennant un intermédiaire.

Transmission et notification  de la facture électronique au S.d.I.

La transmission de la facture électronique au S.d.I., de la part du cédant/fournisseur de services ou d’un intermédiaire, doit être effectuée (Disposition 89757/2018 par. 2.2) moyennant les procédures suivantes :

• courrier électronique certifié (“PEC”) ;
• services informatiques mis à disposition par le Bureau des Impôts.;
• Web Services SdICoop , un système de coopération applicative en ligne; ou encore
• FTP, un système de transmission de données entre terminaux à distance se basant sur le protocole FTP.

Le S.d.I. notifie la facture, au cessionnaire/bénéficiaire du service ou à son intermédiaire, selon les mêmes modalités.

Notifications du S.d.I.

Pour chaque fichier correctement reçu, le S.d.l. effectue des contrôles avant de transmettre la facture au destinataire.
a) En cas de contrôle négatif, l’émetteur recevra, sur le même réseau que celui avec lequel le fichier a été transmis au S.d.l. – dans un délai de 5 jours – un « récépissé de refus » en format XML.
b) En cas de contrôle positif, le S.d.I., après avoir notifié la facture électronique au cessionnaire/bénéficiaire, enverra à l’émetteur un « accusé de notification », également en format XML, indiquant la date de réception de la part du destinataire.
c) Au contraire, s’il n’était pas possible de notifier la facture pour des difficultés techniques ne dépendant pas du S.d.I. le Système mettra à disposition du cessionnaire/bénéficiaire la facture électronique dans son espace  réservé du site internet du Bureau des Impôts et notifiera cette information, ainsi que la date de mise à disposition du fichier, à l’émetteur moyennant un «accusé d’impossibilité de notification », afin que ce dernier informe – par d’autres moyens que le S.d.I. – que la facture électronique est disponible dans l’espace réservé.

En collaboration avec Francesco Zondini – Studio Pirola Pennuto Zei e associati