De nombreuses erreurs sont commises lorsqu'une personne décide de se mettre à son compte. Il est essentiel de les connaître, car certaines sont assorties de sanctions importantes.
Vous voulez devenir "autonomo" (auto-entrepreneur)? Le processus en soi n'est pas très compliqué. Il est toutefois fondamental de bien s'informer car de nombreuses erreurs sont commises le plus souvent lors de l'inscription ou pendant les premiers mois d'activité. Lepetitjournal les a répertoriées avec l'aide d'un expert.
S'inscrire d'abord auprès du fisc
La bonne façon de procéder est de s'inscrire simultanément auprès d’Hacienda (les autorités fiscales espagnoles) et au régime spécial des travailleurs indépendants (RETA) de la sécurité sociale. L'administration exige que cela soit fait au moins dans les 60 jours avant de démarrer l’activité et au plus tard le jour même du début d’activité.
Une autre erreur très courante consiste à s'inscrire uniquement auprès d’Hacienda et à ne pas penser à le faire auprès de la Sécurité Sociale, un oubli qui peut être coûteux et entraîner des pénalités financières. "L’erreur la plus commune – explique Yannick Charton, fondateur de Valio Consulting- est de se déclarer à Hacienda et après aller à la sécurité sociale, or la déclaration c’est-à-dire "el alta", doit être simultanée, parce que sinon, les conséquences peuvent être graves, comme perdre par exemple la possibilité d'avoir la tarifa Reducida, en plus d’autres problèmes".
Ne pas choisir la bonne rubrique IAE
"Ne pas marquer la bonne activité dans l'impôt sur les activités économiques (IAE) est une autre erreur très courante -souligne Yannick Charton-. En général, les autonomos sont des "empresario" (entrepreneur), pas des "profesional", qui s'applique plus à certains types de professions".
Il y a beaucoup de francophones qui opèrent avec l’Europe, des gens qui font du télétravail par exemple, et qui oublie qu'en plus de la TVA, ils doivent faire une "auto liquidation" de la TVA européenne
En effet, le choix de l'un ou l'autre, empresario ou profesional, détermine l'activité professionnelle et, avec elle, les obligations fiscales qui en découlent ainsi que le droit à certaines aides ou à tout autre type d'initiative publique. Le plus judicieux est donc de demander conseil pour connaître exactement la ou les rubriques correspondantes, surtout si les activités sont peu connues et ne figurent pas dans la liste des IAE.
Ne pas choisir la bonne base de cotisation
Depuis le 1er janvier, le nouveau système de cotisation pour les autonomos est entré en vigueur. Il est particulièrement complexe, et se calcule désormais en fonction du résultat escompté, à partir d'un large barème de 15 tranches de revenu. Jusqu'ici, il était possible d'opter pour la base de cotisation minimale afin de réduire ses coûts, ce qui n'était pas toujours la meilleure idée, car de nombreux facteurs entrent en compte, tels que le revenu attendu, l'âge du travailleur, le montant des cotisations versées jusqu'à présent et bien d'autres encore.
Ne pas demander les aides auxquelles vous avez droit
Lorsque vous vous inscrivez en tant que travailleur indépendant, vous devez également demander les aides qui sont actives au moment où vous commencez votre activité. "Au niveau national -explique Yannick Charton -, il y a seulement la Tarifa Reducida et au niveau régional, ça dépend de chaque communauté autonome. A Madrid, par exemple, il y a différentes aides: le financement pour des gens qui étaient au chômage, le renforcement de la Tarifa Reducida, avec la gratuité pendant un an à Madrid et qui se maintient un an de plus si le revenu est inférieur au SMIC, qui actuellement est de 14 000 €". Il est donc nécessaire de se renseigner sur les différentes subventions, les crédits bonifiés, etc.
Acheter l'équipement de travail déductible puis s'inscrire
Pour pouvoir déduire la TVA sur le matériel ou les biens nécessaires à l'exercice de l'activité, il faut d'abord s'inscrire comme autonomo auprès de l'administration fiscale. Si cela est fait dans l'autre sens, les autorités fiscales pourraient pénaliser le travailleur pour ne pas avoir respecté une exigence administrative formelle. "Une erreur de beaucoup de gens, c’est de se déclarer comme autonomo seulement quand ils commencent à facturer, et ne pas se faire d’abord autonomo, et ensuite commencer à travailler. Ce qui fait qu'ils ont acheté du matériel avant de se déclarer (darse de alta) autonomo et qu’ils auraient pu déduire".
L'une des erreurs les plus courantes, une fois l'activité lancée, consiste à dépenser la TVA reçue sur chaque facture.
Ne pas savoir quelles dépenses sont déductibles ou non
Tous les frais professionnels ne sont pas déductibles, c'est-à-dire qu'ils ne peuvent pas tous être déduits dans les déclarations de revenus des particuliers. Les dépenses qui sont déductibles sont celles qui sont liées à l'activité économique exercée par le travailleur indépendant et doivent être correctement justifiées dans les factures, en incluant toujours les données fiscales. "Les dépenses consacrées à un usage personnel, typiques de notre activité privée, ne sont pas déductibles des impôts. Pour celles à usage mixte, nous appliquerons la règle du prorata, qui consiste à trouver une valeur d'usage pour chaque dépense et à appliquer la déduction en fonction du pourcentage d'usage industriel, commercial ou professionnel", explique le responsable de Valio Consulting.
Ne pas tenir compte des dépenses si vous travaillez à domicile
Si vous travaillez à domicile, vous pouvez déduire un pourcentage de vos dépenses totales de logement. Toutefois, pour ce faire, il sera nécessaire de le refléter dans les formulaires correspondants -036 ou 037-, cette question étant très réglementée. "Il faut indiquer les mètres carrés occupés par l'activité et calculer le pourcentage qu'elle représente par rapport au total de la propriété. En fonction du pourcentage qu’on utilise de la maison, on pourra déduire les frais. Mais attention, en général, pour un bureau c’est entre 5 et 10 m²; à partir de 10 m² il faut justifier." Autre fait important, les factures (eau, électricité, etc) et le loyer doivent être au nom du travailleur indépendant, pas du conjoint par exemple, pour que ces dépenses soient également déductibles.
Ne pas conserver les reçus pour les dépenses déductibles
Il est essentiel de conserver les reçus ou les preuves de paiement des dépenses qui ont été incluses dans les déclarations d'impôt sur le revenu des personnes physiques, car ils peuvent être exigés et, s'ils ne sont pas présentés, il y aura une sanction. Il est recommandé de les conserver pendant six ans.
Dépenser l'argent encaissé de la TVA
L'une des erreurs les plus courantes, une fois l'activité lancée, consiste à dépenser la TVA reçue sur chaque facture. Or, le travailleur indépendant sert uniquement d'intermédiaire entre le consommateur et l'administration fiscale. Mais de nombreux entrepreneurs y ont recours sans le savoir et, lorsque vient le moment de payer la TVA trimestrielle à Hacienda, ils sont obligés de la payer de leur poche. "Il faut faire très attention aux problèmes de trésorerie – rappelle Yannick Charton- et ne pas provisionner la TVA ou la dépenser. Cela devient vite une boule de neige, parce que ça s’accumule, et c’est pareil pour l’impôt, qui est une retenue à la source. En fait on récolte l’impôt et la TVA, mais il n'est pas à nous".
Ne pas déposer la déclaration d'impôt à temps
Les travailleurs indépendants doivent déclarer leurs comptes sur une base trimestrielle et annuelle. Ces déclarations sont effectuées à l'aide de formulaires fiscaux. Il est important de savoir qu'une erreur en remplissant ces formulaires peut entraîner une pénalité importante de la part d'Hacienda. "Généralement pour la déclaration trimestrielle de base, les travailleurs indépendants s'en souviennent et la font -affirme Yannick Charton-. Mais par contre, ils font souvent des erreurs dans le report de la TVA qu'ils ont payée, des concepts qu’ils pourraient déduire, et donc ils perdent cette TVA".
Il faut d'abord s'inscrire comme autonomo, puis acheter le matériel déductible, pas le contraire
Ensuite il y a des déclarations annexes qui sont purement informatives mais qui sont obligatoires. Et si on ne les fait pas, il y a des sanctions. "Il ne faut pas oublier la déclaration européenne, par exemple -signale l'expert de Valio Consulting- Il y a beaucoup de francophones qui opèrent avec l’Europe, des gens qui font du télétravail par exemple, et donc, en plus de la TVA, ils doivent faire une "auto liquidation" de la TVA européenne. Il s'agit d'une déclaration annexe d’information avec les tiers européens, le modèle 349, et ça, il faut le faire même si on ne paye pas, c’est informatif mais obligatoire".
Ne pas réaliser d'étude de marché préalable
"Réaliser une étude de marché dans les mois qui précèdent le lancement de l'activité est quelque chose de fondamental -conseille Yannick Charton-, mais tous les entrepreneurs ne le font pas. Il est important d'analyser la concurrence et de déterminer s'il existe des clients susceptibles d'être intéressés par les produits ou services proposés par l'entreprise. Normalement, s'il n'y a pas de clients potentiels ou si le marché est saturé par la concurrence, il est préférable de chercher une autre forme de business".
Oublier les indemnités chômage si vous avez été salarié
Si vous avez perdu un emploi en tant que salarié et que vous décidez de créer une entreprise, il est possible de bénéficier d'une allocation de chômage unique, de la fractionner, de la combiner avec une activité indépendante ou de l'utiliser pour payer les cotisations sociales. Cette mesure facilite les initiatives de travail indépendant en versant l'allocation de chômage correspondante en un seul paiement.
Se débrouiller seul ou avec l’aide d’un expert?
Une fois que l'on connait les principales erreurs à éviter, les démarches pour devenir autonomo sont assez rapides, surtout si l'on a recours à l'un des nombreux PAE (Punto de Atención al Empresario) qui existent en Espagne. Ils sont là pour vous renseigner mais aussi peuvent s'occuper du processus de déclaration simultanée (el alta) auprès des autorités fiscales et la sécurité sociale.
Mais la vie d'autonomo ne s'arrête pas à cela. C’est pourquoi il est souvent conseillé de recourir à l’aide d’un expert (un “gestor" ou "asesor”) qui pourra aussi bien vous aider à acquérir le statut autonomo qu'à remplir vos déclarations d'impôts sur le revenu (IRPF) et de TVA, tous les trois mois, ainsi que la “declaracion de la Renta” annuelle. Cela permet en définitive de gagner en tranquillité, du temps et donc de l'argent.
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