L’entreprise Actecil, experte en protection des données depuis 2007 nous explique pourquoi la sensibilisation et la formation des collaborateurs sont essentielles pour garantir la conformité au RGPD et atténuer les risques de non-conformité.
Focus sur l’importance de sensibiliser vos collaborateurs, comment le faire et pourquoi catégoriser vos actions de formation. Actecil vous explique tout point par point.
Pourquoi sensibiliser et former votre personnel au RGPD est primordial ?
L'article 39 du RGPD souligne non seulement les missions du Délégués à la protection des données (DPO), mais exige aussi de lui qu’il sensibilise et forme les collaborateurs au respect du RGPD.
Le risque humain, premier facteur de non-conformité RGPD
Dans le domaine de la protection des données, l'erreur humaine est souvent la principale cause de la non-conformité au RGPD. Cette vulnérabilité se manifeste sous différentes formes :
- Violation de données : un manque de sensibilisation parmi les employés peut les rendre vulnérables aux cyberattaques telles que l’hameçonnage, le phishing et le FOVI.
- Sur-collecte de données : le personnel non formé pourrait collecter, accidentellement ou non, trop de données, violant ainsi le principe de minimisation des données.
- Commentaires inappropriés : les employés pourraient partager des informations non-pertinentes ou sensibles dans des sections de commentaires libres.
- Demandes des personnes concernées : une mauvaise gestion ou une mauvaise compréhension des demandes des exercices de droits des personnes concernées peut entraîner des sanctions et des complications juridiques.
- Les relations contractuelles avec vos sous-traitants : le RGPD consacre une logique de responsabilisation de tous les acteurs impliqués dans le traitement. L’art. 28.3. du RGPD dispose que le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat qui définit les responsabilités des acteurs.
- Ignorance de la législation : ignorer les postulats du RGPD peut conduire à des erreurs aujourd'hui mais aussi dans le futur. Une formation adéquate et approfondie (Registre de traitement, désignation d'un DPO, exercice des droits, etc.) est essentielle pour protéger les données de nos clients et de nos salariés et éviter les sanctions des autorités compétentes.
Contrer le risque humain par la formation et la sensibilisation
Le RGPD ne prescrit pas de format spécifique pour la formation des employés. Les entreprises ont différentes options pour dispenser une éducation sur le RGPD :
- Formation en interne : Une formation personnalisée pour des départements spécifiques ou pour l'ensemble du personnel, favorisant une sensibilisation approfondie.
- Formation entre entreprises : Plusieurs entreprises peuvent participer à des sessions de formation communes, permettant ainsi le partage d'informations et la répartition des coûts.
- Formation en ligne (e-learning) : Des modules en ligne flexibles et accessibles permettent aux employés d'apprendre à leur rythme, en s'adaptant à des horaires variés.
Chaque approche présente des avantages distincts, allant de la focalisation personnalisée à la collaboration et à la commodité, assurant ainsi une compréhension complète des principes du RGPD.
Une formation à adapter à chaque catégorie de collaborateurs
Pour que l’information soit correctement comprise et que les réflexes puissent être adoptés, il est nécessaire d’utiliser une approche métier et d’adapter le discours aux besoins des différentes catégories de personnel au sein de votre organisation.
S’adapter aux métiers et aux pratiques de chaque service permet de faire passer l’information beaucoup plus facilement, de réduire les risques sur la sécurité et de s’assurer une conformité RGPD pérenne.
Pourquoi former vos Managers ?
Au cœur de toute entreprise, les managers jouent un rôle de pivot crucial, guidant leurs départements vers la réussite.
Respecter le concept de Privacy By Design
À l'ère du RGPD, leur rôle s'étend au-delà de la simple gestion opérationnelle. Ils doivent désormais acquérir une parfaite maîtrise des dispositions du RGPD et intégrer les bonnes pratiques pour la gestion de nouveaux projets et initiatives.
L'un des aspects clés que les managers doivent comprendre et maîtriser est le concept de "Privacy by Design" (Protection de la Vie Privée dès la Conception).
Ils doivent considérer les aspects de protection des données dès le début de tout nouveau projet ou processus au sein de leur département. Ils doivent respecte toujours le principe de responsabilité et les règles relatives au traitement énoncées dans le RGPD : légitimité et information, raison du traitement, utilisation pertinente des données, exactitude, conservation temporaire et confidentialité.
Prévenir les potentielles failles de sécurité
De même, le concept de "Privacy by Default" (Protection de la Vie Privée par Défaut) revêt une importance capitale. Les managers doivent garantir que les paramètres de confidentialité et sécurité les plus élevés sont appliqués par défaut dans tous les systèmes et processus sous leur responsabilité. Cela implique également de fournir des moyens clairs aux utilisateurs pour exercer leurs droits sur leurs données personnelles.
Pour illustrer, considérons le scénario où une nouvelle application logicielle est adoptée au sein de l'entreprise. Les managers doivent informer les salariés et instances représentatives du personnel, s'assurer que les données collectées soient limitées au strict nécessaire pour atteindre les objectifs définis, et veiller à ce que les données soient stockées en toute sécurité, et que l'accès soit restreint aux personnes autorisées. Ils doivent également anticiper les besoins en matière de conservation des données, en tenant compte des obligations légales et contractuelles.
Les managers les plus importants pour assurer une conformité RGPD efficace sont ceux du :
- Service informatique,
- Service juridique,
- Service commercial,
- Service des ressources humaines,
- Service marketing.
- Ou ceux des services qui manipulent des données sensibles et doivent être bien préparés pour respecter les normes du RGPD.
La formation des managers est essentielle pour garantir une gestion responsable des données au sein de l'entreprise. Leur compréhension approfondie des principes du RGPD, couplée à une application diligente de ces principes, aidera à prévenir les risques de non-conformité et à instaurer une culture de protection des données à tous les niveaux de l'organisation.
Pourquoi former vos collaborateurs ?
Au sein de toute entreprise, les collaborateurs représentent la première ligne de défense contre les risques liés à la sécurité des données et ceux relatifs aux non-conformités RGPD.
Limiter le risque cyber
Dans un paysage où les cyberattaques et les violations de données sont de plus en plus sophistiquées, il est impératif que chaque membre de l'organisation comprenne les enjeux et les bonnes pratiques en matière de protection des données.
Les cyberattaques, notamment celles orchestrées à travers des techniques telles que le phishing et les ransomwares, constituent une menace réelle. Ces attaques exploitent souvent la méconnaissance ou l'insouciance des employés pour accéder aux systèmes de l'entreprise.
En formant les collaborateurs à identifier les signes d'une tentative de phishing ou les pièges des ransomwares, l'entreprise peut réduire considérablement sa vulnérabilité à de telles attaques.
Un exemple concret serait le scénario où un employé reçoit un e-mail prétendant provenir d'une source fiable et lui demandant de fournir des informations sensibles ou confidentielles. En étant conscients de telles tentatives, les collaborateurs seront plus enclins à vérifier l'authenticité de la demande avant de partager des données confidentielles.
En outre, les erreurs humaines, souvent causées par un manque de compréhension des protocoles de sécurité, peuvent conduire à des incidents de sécurité et à des violations de données. Former les collaborateurs sur les procédures de manipulation sécurisée des données, l'utilisation de mots de passe robustes, et la protection des informations confidentielles peut aider à prévenir ces erreurs coûteuses.
Limiter les autres risques de non-conformité RGPD
Il est également essentiel de sensibiliser les collaborateurs aux dispositions du RGPD et notamment à la manière dont ces derniers doivent réagir lorsqu’ils reçoivent une demande d’exercice de droits. Ces droits comprennent, entre autres, le droit d'accéder aux données, de les corriger, de les supprimer, le droit à la portabilité des données, ainsi que de limitation et d’opposition au traitement et d'organisation du sort des données après le décès.
Si les collaborateurs sont mal informés sur la procédure à suivre pour répondre à une demande, ils pourraient la laisser de côté, dépasser les délais stipulés ou pire, y réagir de manière inappropriée.
Il en va de même pour la collecte, l’archivage ou la façon d’utiliser les données qui doivent, à chaque fois, être conformes avec les dispositions du RGPD. La formation des collaborateurs ne se limite donc pas seulement à des mesures de sécurité technique, mais englobe également la sensibilisation à une culture de protection des données.
En leur fournissant les connaissances nécessaires pour reconnaître et répondre aux menaces potentielles, l'entreprise renforce sa posture de sécurité et s'assure que chaque maillon de la chaîne contribue à la protection des données et à la conformité au RGPD.
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