Pour qu'une entreprise en Espagne puisse acquérir ou offrir des produits et services sans TVA à d'autres pays de l'Union européenne, elle doit notamment être inscrite au Registre des opérateurs intracommunautaires (ROI). Elle obtiendra un numéro intracommunautaire précédé des lettres ES en Espagne, et FR en France.
Pour obtenir le ROI, il est nécessaire de présenter le modèle 036 en demandant l'inscription. Une fois cela fait, l'administration fiscale dispose de trois mois pour traiter la demande. En règle générale, le processus se déroule sans incident et un numéro d’IVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou NIF-IVA (numéro d'identification fiscale - taxe sur la valeur ajoutée) est attribué pendant cette période.
Les vérifications que l’administration espagnole est susceptible de mener
Si dans ce délai nous n'avons pas reçu de réponse, face au silence de l'administration notre demande est considérée comme refusée. En revanche, dans le cas où l'administration fiscale aurait des doutes sur la véracité de l'activité et la nécessité d'obtenir le ROI, elle contacterait l'entreprise en question pour procéder à certaines vérifications et corroborer la nécessité effective de l'inscription dans le ROI pour développer son activité.
Si les participations de la société sont détenues par des non résidents (même européens), si le gérant n’habite pas en Espagne ou si la société n’a pas d'employés en Espagne, alors les vérifications sont plus intenses car l’administration veut s'assurer d'un vrai lien avec l’Espagne, mais aussi que la société soit localisable et que les opérations intracommunautaires vont être réeles.
Dans ces cas, et dans le cadre de l'activité de vérification de l'administration, celle-ci peut envoyer ses inspecteurs effectuer des visites à l'adresse fiscale sans préavis, et peut également envoyer des communications dans lesquelles elle demandera des documents pouvant démontrer la relation avec des clients ou des fournisseurs intracommunautaires.
Ainsi, si l'Administration se rend à notre adresse fiscale, il convient que nous ayons une identification visuelle de notre entreprise sur la façade de nos locaux, que nous puissions leur fournir un contrat de location ou acte d'achat-vente du local, prouver que l'activité indiquée se trouve réellement dans les locaux et est en cours d'exécution, et être en mesure de démontrer l'existence de matériel et également de personnel pour pouvoir réaliser l'activité.
S'il y a une exigence de documentation par l'administration, elle demande généralement une brève explication de l'activité à réaliser, qui doit être accréditée avec le support documentaire correspondant, c'est-à-dire avec la contribution correspondante des contrats, avant-contrats, accords, factures ou tout type de document prouvant notre relation avec des clients ou fournisseurs intracommunautaires, ainsi que des factures de fournitures de bureau et des documents d'enregistrement des travailleurs.
Pour cette raison, chez ARA GLOBAL GESTIÓN EMPRESARIAL, nous recommandons de faire la demande de ROI une fois un minimum d'activité développé, par exemple une fois les premiers achats effectués ou les premiers contrats signés, afin d'avoir des éléments documentaires qui prouvent le besoin impératif d’obtenir le ROI. En effet, si nous en faisons la demande bien avant d'effectuer ces achats et que l'Administration nous y oblige, nous n'aurons rien à apporter et la demande sera rejetée. Cette question est pertinente car, une fois la demande rejetée, il est assez difficile qu’une nouvelle demande soit acceptée s'il ne s'est pas écoulé suffisamment de temps entre les deux requêtes.
En cas de vérification par l'administration, si nous nous conformons aux exigences légalement établies, il n'y aura aucun type d'inconvénient pour l'obtention du ROI et la facturation aux entreprises intracommunautaires et aux indépendants peut ainsi être émise sans IVA/TVA dans la plupart des cas (un grand avantage pour les clients), même s’il faut faire des vérifications. Il est ainsi obligatoire, entre autres, que les deux entreprises liées par la facture soient inscrites au ROI et disposent d’un NIF intracommunautaire.
En conclusion, compte tenu des incidents qui peuvent survenir et de la vision stratégique nécessaire à suivre, il est très important de s’assurer les conseils des meilleurs professionnels pour l’inscription au Registre des opérateurs intracommunautaires.
Jorge Santiago García, Directeur du Cabinet, expert en conseil fiscal et comptable
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