Voilà une application à connaître d’urgence pour tous les patrons de PME installées au Royaume-Uni. Moonworkers va vous faire gagner un temps précieux sur un grand nombre de tâches rébarbatives et vous permettre de mieux piloter votre entreprise tout en communiquant plus simplement avec vos collaborateurs. Un « tout en un » qui deviendrait presque votre assistant personnel.
Nous avions déjà rencontré Nicolas Croix, le fondateur de Moonworkers il y a deux ans. Il lançait à l’époque une plateforme destinée à booker, gérer, payer des freelances et des intérimaires. Comme il l’explique : « mon produit a eu du mal à rencontrer son public et nous n’avons pas non plus été aidés par la pandémie ». Mais Nicolas n’est pas le genre d’entrepreneur à baisser les bras. « Cette expérience n’a pas été négative car nous avons eu beaucoup de témoignages d’utilisateurs et avons fait évoluer notre solution en fonction des besoins de nos clients. Finalement, aujourd’hui, nous disposons d’un produit encore plus abouti et utile à un plus grand nombre d’entreprises ». Explication.
À qui s’adresse Moonworkers ?
C’est la solution idéale pour toutes les entreprises qui ont des employés appelés à se relayer toute la semaine avec des horaires qui ne sont pas forcément fixes. C’est vrai pour les restaurants, les hôtels, les bars, les magasins de détail (comme les boutiques de vêtements), les épiceries, les cabinets médicaux ou d’infirmiers, les entreprises de nettoyage ou de déménagement. Bref, la liste est longue, partout où il y a de fortes rotations de personnel, en somme.
Quel sont les avantages de la plateforme ?
D’abord, toutes les informations des employés sont enregistrées et centralisées sur le même outil. Les données RH comme les données relatives à la paye ne sont ainsi pas éparpillées. Tout est visible et accessible au même endroit. Donc dans le process opérationnel, cela permet de sauter des étapes. Là où avant, administrativement, il fallait passer d’un logiciel à l’autre, aujourd’hui tout est réuni, ce qui fait gagner beaucoup de temps à nos clients.
Un autre bénéfice important est l’allègement de la gestion de la paye…
Oui, c’est un immense plus pour l’entreprise. Surtout lorsqu’elle emploie des salariés avec différents types de contrats. Avec notre interface, elle est au courant de toutes les situations contractuelles. La multiplication des contrats n’a plus aucun impact dans la gestion au quotidien de l’employé. Il n’y a plus besoin de gérer la paye d’une manière distincte pour les permanents, les occasionnels ou les personnes en « zero hour contract ». Avec Moonworkers, il suffit de tenir à jour les informations des employés, planifier les équipes, leur demander de pointer leurs horaires et la paye se calcule automatiquement, en temps réel, quelle que soit leur situation.
Cela doit considérablement réduire les erreurs relatives à la paye
Exactement. C’est une sacrée tranquillité d’esprit pour l’employeur qui n’a plus à passer d’une feuille Excel à une autre, ce qui induit forcément des erreurs. De plus, la personne qui s’occupe de l’administratif a généralement peu de qualifications et doit s’occuper à la fois de gérer le staff et de saisir le nombre d’heures travaillées par chaque salarié pour pouvoir établir la base de la fiche de paye. Avec Moonworkers, tout est automatique car les heures se saisissent toutes seules au fur et à mesure grâce à un système de pointeuse disponible sur les mobiles des employés. Ces informations sont collectées par notre plateforme en temps réel. Finalement il n’y a plus que les plannings à définir, le reste se fait tout seul.
Qu’en est-il de la gestion des vacances ?
Là aussi, notre plateforme apporte une vraie réponse pratique à la personne chargée des ressources humaines. Dans les petites entreprises, on ne sait que trop comment cela se passe. Tout le monde à la tête dans le guidon et des informations passent à la trappe. Au détour d’un couloir, un employé va dire à son employeur « j’aimerais bien prendre des vacances du 18 au 25 août ». Deux minutes après, le patron sollicité au téléphone a déjà oublié. Le salarié décide d’envoyer un rappel par mail au chef d’entreprise ou à la personne en charge des RH, pour avoir (ou pas) un accord.
Les personnes doivent se concerter et les dates doivent transiter vers le comptable pour que tout soit mis à jour. Après moult courriels, tout le monde a oublié que le salarié a demandé cette semaine de vacances et quelques jours avant son départ, le patron lui signifie que, vraiment, cela ne l’arrange pas. C’est un exemple parmi d’autres. Grâce à Moonworkers, toutes les requêtes des employés peuvent se faire via notre application. Elles sont ensuite approuvées par le manager sur le dashboard et envoyées directement avec les informations de l’employé au comptable. L’application gère automatiquement le compteur des vacances et la paye associée. Le process RH est donc largement allégé.
Il en va de même pour la gestion des plannings ?
Oui. L’employeur peut concevoir le planning de ses salariés sur notre plateforme et l’envoyer à tout le monde en appuyant juste sur un bouton. Notre outil est très facile à utiliser. Ce même planning est directement relié à la gestion de la paye. D’où, j’y reviens, un process hautement simplifié qui annihile le risque d’erreurs. À l’arrivée tout le monde est content et les salariés ont un avis plus positif sur l’entreprise. Notre solution offre un réel atout pour la société, surtout dans un moment comme maintenant, où retenir ses salariés peut être compliqué.
Le salarié a donc dans sa poche son emploi du temps et sa pointeuse ?
C’est un point important en effet. Tous les salariés peuvent recevoir en même temps une offre de planning qu’ils peuvent accepter ou aménager. L’application (téléchargée sur leur mobile), leur permet d’émettre une demande et d’alerter leur employeur s’ils ont un impératif à un moment précis. Notre outil leur permet même d’échanger quelques heures ou une journée avec un autre employé.
Cette fonctionnalité soulage les deux parties, employeur et employés. Le patron peut aussi assigner des tâches précises à ses salariés et suivre leur avancée. Charge à l’employé d’indiquer régulièrement où il en est. Autre point important, le salarié a également la main mise sur ses informations personnelles. Ainsi, s’il change d’adresse, de numéro de téléphone ou de compte bancaire, il peut tout mettre à jour très simplement.
Revenons sur le « système de pointeuse », pouvez-vous préciser comment cela fonctionne ?
C’est très simple. Quand l’employé arrive, il pointe sur l’application avec un simple bouton, de même pour ses pauses et le soir quand il quitte son travail. Cela se fait d’une manière très intuitive et tout le monde comprend très vite. Il existe aussi une fonction GPS pour savoir où le pointage a été réalisé. Si je prends un exemple, dans une société de « cleaning », les employeurs ne peuvent pas suivre toutes les femmes de ménage. Là, ils savent en temps réel où elles sont et le nombre d’heures effectuées à chaque adresse.
Cela permet de comparer le nombre d’heures effectuées chaque jour et de rapprocher ce chiffre du contrat de travail, et d’ajuster en conséquence ?
Exactement. Avec Moonworkers, il est facile de générer le planning de son équipe et de suivre le nombre d’heures réellement travaillées. Il n’y a qu’un comparatif à effectuer et à valider avant que la fiche de paye ne soit générée. Pour conclure, notre plateforme peut aussi communiquer directement avec HMRC ou l’expert-comptable de l’entreprise. C’est donc aujourd’hui un outil indispensable pour se libérer de toutes les contraintes administratives et se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.
>>> Pour découvrir la solution Moonworkers, contacter directement Nicolas Croix au 07 847 750 360 ou par email : nicolas.croix@moonworkers.co.uk
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