SIGNATURE ELECTRONIQUE : nouvelles dispositions légales

La nouvelle loi entrera en vigueur le 8 octobre 2024. D’autres actes complémentaires sont aussi attendus, notamment pour l’élaboration des normes de mise en application.

Cette loi a pour but de mettre en conformité le droit national avec le Règlement (UE) 910/2014 du Parlement et du Conseil européen du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur.

Typologie des signatures électroniques et régime juridique

Une signature électronique peut se présenter sous différentes formes, selon le degré de sécurité associé :

• Signature électronique simple : elle garantit l’identification du signataire et le lien entre son identité et l’acte signé. C’est la moins sécurisée et elle n’est pas accompagnée d’un certificat de validité ;
• Signature électronique avancée : elle permet l’identification du signataire et renvoie directement à celui-ci, ayant un degré élevé de confiance car étant exclusivement sous le contrôle du signataire ; toute modification ultérieure des données de la signature peut être identifiée ;
• Signature électronique qualifiée : elle repose sur la création préalable d’un certificat de signature électronique supposant la validation de l'identité du signataire par une autorité de certification autorisée. Le signataire reçoit alors une clé personnelle de signature, à l’aide de laquelle il pourra signer. Cette signature a un effet juridique équivalent à une signature manuscrite.

Tous les types de signature électronique sus-mentionnés produisent des effets juridiques et peuvent être utilisées comme moyen de preuve durant un procès.

L’acte juridique électronique, signé avec une signature électronique qualifiée ou, dans des cas spécifiques indiqués de manière expresse par la loi, signé avec une signature électronique simple ou avancée, produit les mêmes effets juridiques que s’il était au format papier (à l’exception des actes authentiques).

Effets juridiques de la signature électronique

1. La signature simple

Le document signé avec une signature éléctronique simple produit les même effets juridiques qu’un écrit signé de la main, dans tous les cas suivants :

1. Dans le cas des actes patrimoniaux évaluables en argent, d'une valeur inférieure à la moitié du salaire minimum brut sur l'économie à la date de la signature de l'acte ;
2. L'écrit signé avec une signature électronique simple est reconnu par celui à qui il est opposé, la reconnaissance pouvant également résulter du fait non équivoque de l'exécution en tout ou en partie, par celui qui conteste la signature électronique simple, des obligations nées de l'écrit sous forme électronique ;
3. Lorsque les deux parties sont des professionnels au sens de la Loi n° 287/2009 et qu’elles ont convenu expressément par un écrit signé avec une signature manuscrite ou une signature électronique qualifiée de conférer à la signature électronique simple les effets juridiques de la signature manuscrite.

 

2. La signature avancée

Le document électronique signé avec une signature électronique avancée produit les mêmes effets juridiques qu'un écrit signé manuscritement, dans les cas suivants :

1. L'acte juridique a été signé avec une signature électronique avancée créée avec un certificat pour signature électronique, émis par une autorité ou une institution publique en Roumanie ou par un prestataire de services de confiance qualifié ;
2. Le document électronique est reconnu par celui à qui il est opposé, la reconnaissance pouvant également résulter du fait non équivoque de l'exécution en tout ou en partie, par celui qui conteste la signature électronique avancée, des obligations nées du document électronique ;
3. Les parties ont convenu expressément, par un écrit distinct, signé avec une signature manuscrite ou une signature électronique qualifiée, de conférer à la signature électronique avancée les effets juridiques de la signature manuscrite. Dans le cadre des relations juridiques où les deux parties sont des professionnels, l'écrit distinct peut également être signé avec une signature électronique avancée.

 

3. La signature qualifiée

Un document électronique signé avec une signature électronique qualifiée est assimilable à un acte sous seing privé, tandis qu’un document électronique émis par une autorité ou institution publique avec le même type de signature ou ayant un cachet électronique est considéré comme un acte authentique.

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Si la forme écrite est requise comme condition de validité pour un acte juridique, un document électronique remplit cette condition s’il est signé avec une signature électronique qualifiée ou avancée (à condition que cette dernière remplisse les conditions pour produire les mêmes effets juridiques qu’un document signé à la main).

A noter que les actes juridiques dont un des signataires est un professionnel peuvent être prouvés même en l'absence d'un écrit signé sous forme électronique. Dans le cas où un écrit sous forme électronique est établi, sa preuve peut être apportée par tout type de signature électronique apposée sur celui-ci.

Si la loi impose la conclusion d’un acte juridique par un écrit authentique, il est nécessaire que l’autentification se fasse suivant les les dispositions légales applicables, les dispositions de la loi no 214/2024 n’étant pas applicables.

 

Le certificat de signature électronique et les prestataires de services de confiance

Il existe des certificats qualifiés et non qualifiés, attestant de la validité et de la fiabilité de la signature électronique. Selon le type de signature électronique, ils contiendront différentes informations mentionnées par la loi.

Les certificats sont émis par des prestataires de services de confiance agréés. Le certificat délivré par un tel prestataire étranger est reconnu et a la même force juridique qu’un certificat émis par un prestataire national. Au niveau national, une liste des prestataires de services de confiance qualifiés et non qualifiés est établie par l’Autorité pour la digitalisation de la Roumanie (ADR).

Chacun des prestataires à l’obligation de maintenir un registre électronique (public, consultable en ligne) listant tous les certificats émis. Ce registre doit contenir : (i) la date et l’heure exacte de l’émission et de la péremption du certificat, ainsi que, si nécessaire, la date et l’heure exacte de la suspension / révocation de ce certificat, (ii) les motifs de la suspension / révocation.

Les prestataires de services de confiance ont l’obligation de suspendre le certificat dans un délais de 24 heures dans certaines situations précisées par la loi, comme une décision de justice demandant la suspension ou encore sur demande du signataire.

Les titulaires de certificats de signature électronique qualifiée ou avancée ont l’obligation de garder les données d’authentification utilisées pour l’application de la signature électronique de manière sécurisée et sans les divulguer à des tiers. Dans le cas où les titulaires de tels certificats perdent les données ayant servi à la création de la signature électronique, que ces informations ont été portées à la connaissance d’un tiers non autorisé ou que les informations essentielles du certificat ne sont plus d’actualité, ils ont l’obligation de demander la révocation dudit certificat dans un délai de 24 heures.

La durée de validité d’un certificat de signature électronique

La durée de validité du certificat de signature électronique avancée est fixée par l’émetteur pour une période maximale de 2 ans. L’autorité de surveillance et de réglementation[1] décide des périodes de validité en ce qui concerne les signatures avancées qui ne sont pas basées sur un certificat pour la signature électronique, mais sur d’autres technologies.

Par exception, le certificat de la signature électronique avancée émis par le Ministère des Affaires Internes et inscrit sur la carte électroniques d’identité est valable pour une période maximale de 5 ans.

La validité de la signature électronique se vérifie sur la base des conditions qu’elle devait remplir au moment où le document a été signé. Cela est valable aussi bien pour les signatures avancées avec ou sans certificat. Si, ultérieurement à la signature du document concerné, le certificat n’est plus valable, cela n’impacte en rien la validité de la signature dudit document.

Les systèmes électroniques fermés

Selon la loi, un système électronique fermé est une plateforme électronique utilisée par un ensemble défini de participants, appartenant à la même entité ou qui sont établis par celle-ci[2]. Cette plateforme est utilisée pour les procédures internes de l'entité, pour les services fournis par l'entité à ses clients ou à toute autre fin similaire.

Les entités peuvent définir des systèmes électroniques fermés dans le cadre desquels l’utilisation de la signature électronique se fait en conformité avec la législation et sur la base de règlementations propres. Si ces signatures sont utilisées dans le cadre de relations avec des personnes extérieures au système électronique fermé, c’est le régime juridique général qui s’applique.

Le document électronique signé avec une signature électronique avancée émis par une personne privée, à l’intérieur d’un système fermé, produit dans ce système fermé les mêmes effets juridiques qu’un document signé manuscritement. En effet, dans le cadre d’un système électronique fermé, les utilisateurs de ce dernier peuvent agréer la valeur qu’ils souhaitent donner a tout type de signature électronique mais seulement si les participants sont identifiées d’une manière plus sécurisée comme énoncé et détaillé par la loi.

Responsabilité et sanctions encourues

La violation des dispositions législatives précitées engage la responsabilité disciplinaire, civile, contraventionnelle ou pénale, selon le cas.

Utiliser sans consentement une signature électronique ou un cachet électronique constitue une contravention, s’il ne s’agit pas d’une infraction selon la loi, et est passible d'une amende de 75 000 à 100 000 lei.

Altérer intentionnellement ou falsifier une signature électronique ou un cachet électronique est puni selon les lois pénales en vigueur.

Les obligations des autorités et institutions publiques

Les autorités et institutions publiques ont l’obligation d’accepter les documents électroniques signés avec une signature électronique en conformité avec le Règlement 910/2014 et la Loi no 214/2024. Le non-respect de cette disposition constitue une contravention.

De plus, en vue de la réception de documents électroniques, les autorités doivent mettre à disposition leur propre espace/portail dématérialisé ou en utiliser un conçu par des tiers. Si aucune des deux options n’est faisable, c’est la poste électronique qui sera utilisée.

Les informations concernant les modalités de réception des documents électroniques doivent être publiées sur le site internet.

Autres actes impactés par la loi n° 214/2024

Parmi les actes impactés par la Loi n° 214/2024, nous attirons l’attention sur les modifications suivantes :

1. La loi des sociétés n° 31/1990 et l’OUG n° 62/2020 pour l’adoption de mesures dans le domaine des sociétés en vue du déroulement des réunions des organes statutaires qui ont subi des modifications

Selon la nouvelle loi, si les convocations aux Assemblés Générales se font par voie électronique, elles doivent obligatoirement contenir une signature électronique avancée ou qualifiée. Il en est de même pour la transmission électronique des votes par les associés, ainsi que pour les procurations données aux représentants des associés ou actionnaires ne pouvant pas participer aux AG. A noter que l’ancienne règlementation légale prévoyait une signature étendue, qui a été supprimée par la loi n° 214/2024.

 

De plus, la signature électronique avancée devra être accompagnée d’un certificat émis/délivré par une autorité ou institution roumaine, lorsqu’il sera question des situations financières annuelles, rapports et auditoires financiers.

Enfin, il est mentionné que le président du CA, l'administrateur ayant pouvoir de représentation ou leur remplaçant désigné rédigera et signera, avec une signature manuscrite, électronique qualifiée ou avancée, la décision de l'Assemblée Générale des actionnaires/associés comprenant tous les points de l'ordre du jour approuvé.

2. L’OUG n° 26/2000 sur les associations et fondations

 

Toujours dans le cadre des Assemblées générales, les décisions prises lors de ces assemblées et signées par signature électronique nécessitent désormais une signature électronique avancée ou qualifiée. Il en est de même pour les décisions prises par le directoire ainsi que pour les membres qui signent ces décisions.

 

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Une observation générale : la loi n° 214/2024 supprime l’utilisation de l’ancienne signature électronique étendue, précédemment réglementée par la loi n° 455/2001. Par conséquent, toutes les références législatives à cette signature, contenues aussi dans d’autres actes légaux, ont été remplacées par l’obligation d’utiliser une signature électronique avancée ou qualifiée, selon le cas.

 

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Nous espérons que ces informations vous ont été utiles !