La start-up française Comet Meetings arrive en Espagne, bien décidée à révolutionner le concept des réunions, souvent inutiles, mal organisées et trop longues. Son PDG, Victor Carreau, explique les erreurs à éviter et les secrets pour une réunion réussie. Depuis sa création en 2006, plus de 300.000 clients ont été séduit.
L'idée parait toute simple mais, comme toujours, il fallait y penser! "J’étais consultant en stratégie chez Mc Kinsey – se souvient Victor Carreau, PDG et cofondateur de Comet Meetings - et j’ai donc 'subi' des réunions à répétition organisées dans un environnement qui n’était pas génial, souvent en sous-sol d'hôtels. Et même si le contenu de la réunion est fantastique, l’endroit même et tout ce qui est autour, comme par exemple un problème avec un vidéo-projecteur, a un impact énorme. Le résultat peut alors être contre-productif et finir en désastre".
C'est ainsi que trois amis, Victor Carreau, Maxime Albertus et Nicholas Findling, tous rompus aux réunions fleuves, ont décidé d'utiliser leur propre expérience dans ce domaine afin d'aider les entreprises qui souhaitent réunir leurs collaborateurs pour partager des journées de travail (séminaires, comités de direction, formations, etc.), plus productives et fédératrices.
De nombreuses études démontrent que plus d’une réunion sur deux ne sert tout simplement à rien!
Autopsie d'une réunion mal faite
Comment? Les co-fondateurs ont d'abord analysé en détail le parcours d’un organisateur et d’un participant de séminaire, afin d’identifier les différents points de friction qui limitent la productivité́ et le "bien-être" en réunion. Et pour chacun de ces points, ils ont apporté une réponse qui permet d'offrir un service ultra-simplifié et centré autour du client.
1er centre Comet à Paris en 2017
En 2017, un premier lieu de réunion, dépaysant et pourtant en plein cœur de Paris, ouvre. Le succès est immédiat. "Les entreprises ont un besoin récurrent de sortir de temps en temps des bureaux -explique le PDG de Comet Meeting-. Or, l’offre hôtelière est la même depuis 50 ans, avec la classique salle de réunion en sous-sol et des acteurs qui ne sont pas spécialisés. Nous offrons un cadre de travail exceptionnel, des services spécialisés, une expérience ultra professionnelle et le tout avec un prix simple, abordable, et bien lisible. C’est vraiment la croix et la bannière de demander à un hôtel un devis pour un séminaire, car il y a toujours plein d'options et il faut bien tout lire".
Le monde du travail de demain sera décloisonné́ et conjuguera télétravail régulier, présence au siège social moins systématique et recours à des tiers lieux pour se réunir
Sortir de la routine
L'idée est donc de libérer les participants de toute angoisse afin qu’ils puissent se concentrer sur ce qui est capital: la réunion. Il s'agirait donc simplement de changer de décor pour améliorer la productivité et la cohésion de l'équipe? Loin de là! Comet Meetings ne se limite pas à la simple location de salles de réunion, mais propose également plusieurs types d’accompagnements, que ce soit pour un brainstorm, une réunion décisionnelle, un team building ou même un évènement personnalisé.
"Nous prenons en charge toute la logistique de l’événement – explique Victor Carreau-. C’est-à-dire qu'en trois minutes, la réservation est faite, le prix est unique et il n'y a pas de surprise. Et comme une réunion se réussit en fonction du lieu mais aussi de son contenu, on peut aussi accompagner le client à ce sujet. Il a juste à nous préciser l’objectif de la réunion et on lui explique alors quels contenus sont les plus importants."
En outre, dans le cas de situations difficiles, telles qu'une gestion de crise, Comet Meeting explique au client comment faire en sorte qu’il soit dans un état d’esprit pour une bonne réunion, en indiquant par exemple comment briser la glace ou en prenant des sessions de sophrologie ou yoga offertes par l'équipe de Wellness de Comet.
On a remarqué qu’il y a un réel besoin d’événementiel corporate en ville
Des tiers lieux pour se réunir, le futur du travail
Le Futur du Travail, #FutureOfWork, est une réflexion qui s’est développée ces dernières années avec l’apparition de nouveaux modèles (open space, flex office, télétravail, coworking,...). La situation sanitaire a contraint à repenser complètement les espaces au sein de l’entreprise. "Nous sommes convaincus - affirme Victor Carreau- que le monde du travail de demain sera décloisonné́ et conjuguera télétravail régulier, présence au siège social moins systématique et recours à des tiers lieux".
Conséquence du télétravail: Redynamiser et fédérer les équipes
L’essor du télétravail a d'ailleurs ouvert de nouvelles perspectives pour la start-up française. "Après le Covid – souligne le PDG de Comet Meetings-, beaucoup d'entreprises ont commencé à rendre leurs bureaux, c’est-à-dire qu'elles sont en full remote et les équipes ne se voient plus. Or, il n’est pas possible de tout faire à distance et les entreprises ont plus que jamais besoin de se réunir afin de d'entretenir des relations privilégiées avec leurs salariés, tout en continuant à attirer de jeunes talents et hauts potentiels".
Mais pourquoi organiser ces réunions en plein cœur des grandes villes? "Il y a une envie depuis quelques années – explique le PDG de Comet Meetings- de réussir à se réunir sans quitter le centre pour des raisons économiques, de temps et écologiques. C'est parfait de pouvoir faire un séminaire ou une réunion dans un endroit agréable et sans perdre deux heures dans les transports. On a remarqué qu’il y a un réel besoin d’événementiel corporate en ville".
Madrid et Barcelone, des marchés très intéressants
Et clairement le concept plait beaucoup. Comet Meetings a commencé son expansion internationale avec Bruxelles en septembre 2021 et maintenant Madrid, dans un magnifique immeuble en face du parc du Retiro, puis ce sera le tour de Barcelone. En tout, Comet offre actuellement dix lieux dédiés aux réunions stratégiques et plus de 400.000m2 de bureaux. Elle accompagne les entreprises de toutes tailles et a accueilli plus de 300.000 clients depuis sa création. En outre, depuis le début de cette année, trois fois plus de personnes sont passées par leurs locaux par rapport à 2019.
La réunion: le futur du moment partagé entre collègues
Ce succès s'explique par le fait que ces entreprises ont compris qu'avec les nouvelles façons de travailler, les réunions sont fondamentales. "En fait – souligne Victor Carreau-, il y a un énorme travail d’éducation à faire pour expliquer l’importance des réunions. Rappelons qu'au quotidien, on fait trois choses au travail: il y a un moment de production, quand on est seul et donc, si l'on n'est pas dérangé, on est très productif. C’est ce qui se passe d’ailleurs avec le télétravail, ça augmente la productivité. Mais évidemment dans le travail il n'y a pas seulement la production, il y a aussi la collaboration et c’est là qu’on se rend compte qu'on peut être très productif au télétravail mais du coup on est moins créatif, il faut du présentiel. Ensuite il y a le côté sociabilité, qui forgent aussi ce sentiment de collègues et d’appartenance à l’entreprise. Donc le futur du 'moment avec les collègues' n’est pas le moment de production; en revanche ce sera les deux autres, les moments socialisation et collaboration, et donc nous sommes archi convaincus que plus les entreprises comprendront cela et mieux ce sera pour elles et pour nous".
Réunionite: La qualité, pas la quantité
Mais alors, compte tenu du futur du travail, si les réunions vont devenir de plus en plus importantes, il est d'autant plus indispensable de bien les préparer et de ne faire que celles qui sont strictement nécessaires. "De nombreuses études démontrent que plus d’une réunion sur deux ne sert tout simplement à rien – rappelle Victor Carreau-. Combien de travailleurs ne se sont pas lassés de toutes ces réunions qui s’enchaînent à longueur de journée. Au point que la première phase de la pandémie a suscité une sorte de sentiment de 'libération' pour beaucoup. À présent, tout l’enjeu est de se voir moins qu’avant la crise… mais mieux ! Tout le monde réalise que la réunionite, c’est fini !"
Les 7 clés d'une réunion réussie
Pour obtenir les résultats escomptés, Victor Carreau explique les secrets pour réussir une réunion:
- Se demander si cette réunion est vraiment nécessaire: "Les petites comme les grandes entreprises ont souvent tendance à organiser une réunion pour réfléchir sur un sujet, alors qu'il est possible de le faire dans son coin, de manière plus efficace, ou sous forme de documents synchro, par exemple".
- En amont de la réunion, envoyer un ordre du jour et autant d’informations possibles au moins 24 heures à l’avance: "Les personnes peuvent ainsi tout lire et ensuite se concentrer sur la discussion et pas se mettre tout simplement à lire l’ordre du jour et les documents!"
- Gérer le temps: "Il faut désigner un maître de temps avec les responsabilités pour dire 'attention, il ne reste plus que 15 minutes'. Le non-respect des horaires met tout le monde sous tension".
- Arrêter la réunion à 45 minutes, au lieu d'une heure, "comme ça on sera plus efficace".
- Limiter le nombre de participants: "Il n'est pas nécessaire de réunir la terre entière alors que quelques personnes suffisent largement".
- Faire un compte-rendu: "On peut prendre 10 minutes à la fin d’une réunion pour en faire la synthèse".
- Définir un plan d’action: "Il faut signaler clairement qui doit faire quoi et pour quand, d'où l'importance du compte-rendu. Une réunion est le plus souvent un point de départ, et non une arrivée".
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