LePetitJournal de Singapour avait rencontré Michel Huguenin, à la tête de Planitswiss, il y a quelques mois. Michel nous avait parlé du secteur de l’évènementiel et donné un aperçu des coulisses de grands évènements corporate.
Nous rencontrons Michel aujourd’hui pour lui demander comment son groupe fait face à la crise pandémique qui a fortement frappé ce secteur déjà au mois de février, bien avant le démarrage officiel du Circuit Breaker.
LePetitJournal.com : Pouvez-vous nous raconter comment la situation s’est développée dans votre secteur professionnel ?
Michel Huguenin : Nous avions un début d’année plutôt positif avec de beaux projets en développement. Un mois plus tard, une série de projets ont été soit repoussés soit annulés ; certains clients, surtout les grands groupes, ont été extrêmement corrects, alors que d’autres ont commencé à poser des problèmes, en refusant par exemple de payer certains frais déjà engagés par nos équipes et en faisant recours même aux avocats. Malheureusement on a dû se familiariser avec le droit et les aspects légaux, qui ne sont absolument pas notre créneau vu que notre métier c’est de faire plaisir aux invités, de faire rêver.
Depuis 17 ans notre société sœur imavox met en place des solutions multimédia et digitales. Nous avons depuis des années des solutions propriétaires offrant la gestion du cycle de vie d’un évènement de manière totalement digitale incluant la réalisation d’évènements hybrides. Nous pouvons aussi offrir la même expérience et le même niveau d’interaction aux participants, qu’ils soient dans la salle ou répartis aux quatre coins du monde et recevant le contenu en 10 ou 20 langues différentes et en temps réel. Aujourd’hui il est en effet possible de dérouler un évènement sous une forme entièrement virtuelle, même si paradoxalement personne avait l’air de s’y intéresser il y encore quelques mois.
Aujourd’hui on fait environ une dizaine de démonstrations par jour à des clients de différents secteurs dans le monde. Nous avons déjà mis en place certaines plateformes dans l’urgence pour des évènements, de la communication ou encore de la formation dans le monde du médical ou de la finance. Nous travaillons aussi sur des projets sur le long terme car les solutions proposées permettent surtout de planifier un évènement et de ne plus l’annuler. Il faut s’adapter à la situation du moment en fonction des restrictions en place en réalisant un évènement en présentiel ou digital ou encore d’offrir un mix des deux quelques jours ou semaines avant l’évènement.
Quel type de services pouvez-vous offrir dans la situation actuelle ?
Nous réalisons bien entendu la mise en place de la plateforme de l’évènement ou la formation intégrant les éléments tels que : site internet de l’évènement, outils d’inscription, application mobile, ainsi que le contenu interactif durant l’évènement. Cette même plateforme peut également être utilisée pour la gestion de contenu pré-enregistré ou en différé ou un mix des deux, selon les besoins de nos clients. Avec cette particularité de pouvoir streamer en temps réel le contenu en autant de langues que nécessaire.
Nous réalisons également toute la technique sur site avec la sonorisation, capture, vidéo, gestion du contenu etc… Dans la situation actuelle, nous avons déjà envoyé un équipement préconfiguré chez nos clients que nous pouvons monitorer à distance soir pour du pré enregistrement, soit pour du live. Ceci permet de réaliser la prestation même dans des conditions extrêmes en assurant une certaine qualité.
Fort de notre expérience technique, e-learning et évènementielle, nous configurons pour le client la plateforme et avons les compétences internes d’accompagner le client et les orateurs dans toute la phase de préparation. Selon le format de la réalisation, certains éléments sont en effet à considérer afin d’offrir une expérience optimum à chacun des participant.
Notre plateforme permet une mise en place rapide et customisée de chaque prestation pour l’équipe de projet et ne demande qu’une connexion internet et un browser aux participants.
Le contenu quant à lui sera intégré en fonction de nombreux facteurs et des besoins de chaque session de l’agenda à savoir, le nombre d’orateurs, le type d’échange entre les orateurs et l’audience, l’intégration d’une interprétation simultanée etc…
Faisons un exemple pratique : si vous avez un lancement de produit, ou une conférence virtuelle, vous pouvez recevoir combien de participants ?
Il n’y a aucune limite ! Ce matin j’ai envoyé une offre à un client pour une conférence avec 5,000 personnes.
Ce qui à mon avis est encore plus intéressant : on peut avoir un Stream par langue, ce qui permet à chaque participant de suivre une conférence en temps réel dans la langue sélectionnée.
Nous sommes fiers de pouvoir dire à nos clients : continuez à planifier votre évènement, on mettra tout en place pour le dérouler normalement ; en revanche s’il y avait un problème, ou si certains des participants n’étaient pas en mesure de voyager, tout le monde pourra y participer, exception faite pour le verre de champagne et le buffet.
A vrai dire nous pouvons également agrémenter l’évènement par la livraison d’un kit ou d’un cadeau à distance augmentant ainsi l’expérience de cet évènement virtuel et créant ainsi des liens entre tous les participants.
De nombreuses autres fonctionnalités peuvent être intégrées à nos outils comme des jeux, des team building, une vente au enchères etc… Et ceci en plus de fonctionnalités standard de QCM, sessions de questions réponse, word cloud, chat entre participants etc…
L’idée principale est de permettre aux sociétés de continuer à engager avec leurs clients en particulier dans les moments d’incertitude et quand beaucoup ont besoin d’informations ; ceux qui auront la capacité de continuer à communiquer auront aussi la possibilité d’augmenter leur business.
Un autre outil dont on est particulièrement fier est la foire virtuelle.
Nous récréons un espace virtuel, avec des stands et avec des avatars qui peuvent se balader à l’intérieur de la foire, interagir avec des exposants, échanger avec les autres visiteurs. Il est possible de télécharger toutes les brochures, regarder toutes les vidéos commerciales, voir les produits. Le participant est en immersion et peut ainsi visiter chaque stand, interagir avec les autres participants etc… dans un environnement proche de la réalité.
C’est très impressionnant. Est-ce qu’un tel produit existait déjà avant la crise pandémique ?
Toutes les prestations évoquées ont été développées par nous depuis des années avec bien entendu une évolution constante. Mais l’intérêt de nombreuses fonctionnalités a vraiment décollé depuis quelques semaines car nos clients se rendent compte que les choses risquent de changer sur le long terme et que le niveau de sécurité offert sur des évènements physiques et que nous couvrons sera à présent bien plus important.
Est-ce que cette réorientation vers des services innovateurs demande une réorganisation des équipes ?
Nous avons réorganisé nos opérations par la force des choses mais nous avons surtout formé de manière plus approfondie certains collègues vers le digital pouvant ainsi répondre à la demande.
Voyez-vous des avantages ou des désavantages dans la formule du télé travail ?
Heureusement nous avons depuis le début de nos activités, mis l’accent sur une infrastructure interne performante où tous les outils sont basés sur l’ordinateur portable de chaque collaborateur nous permettant de travailler en tout temps de n’importe où.
Le plus compliqué est lié à la nature sociable des équipes en particulier dans nos métiers. Il est difficile de ne pas avoir un contact personnel avec ses interlocuteurs. Autrement l’aspect efficacité est plutôt positif, puisque nous consacrons au travail une partie plus importante de notre journée, n’ayant pas la possibilité de nous occuper avec d’autres activités tels que le temps de transport pour faire des meetings. Le télé travail demande aussi plus d’effort pour renforcer les contacts avec les collègues et garder la motivation intacte. Nos clients étant dans la même situation je dirais que cela crée une plus grande complicité et solidarité par tous les partis en général, avec pour but principal de trouver des solutions adaptées pour que nos clients puissent continuer à opérer et être performants.
Le marché accélère l’intégration de solutions innovantes ; il est important d’être proactif et capable d’offrir des solutions alternatives. Les clients et le marché ont besoin d’être rassurés et de recevoir des énergies positives.
Le plus grand défi est d’expliquer les possibilités à des interlocuteurs réticents aux technologies et surtout de les rassurer.
Le point positif est que par l’implémentation de solutions innovantes dont nous sommes convaincus depuis des années, nous pourrons potentiellement réduire notre empreinte sur l’environnement et d’ainsi optimiser.
Que ce que vous allez retenir de cette expérience ?
Je pense que ni les esprits ni notre mode de fonctionnement reviendront rapidement à ce qui était avant.
La première leçon à retenir est celle écologique : a-t-on autant besoin de voyager ?
On va probablement réorganiser les temps de travail, voir faire plus de télé travail, ce qui aura comme conséquence une révision de l’organisation interne de nombreuses entreprises en intégrant certains éléments des « smart cities »
Je pense que nous ressortirons de la crise plus forts grâce aux différents services innovants que l’on a développé et surtout grâce à notre mode de fonctionnement et d’accompagnement qui met le client au centre de nos actions.
C’est en effet votre signature, cet esprit d’accompagnement et de relation presque “amicale” avec le client…
C’est en tous cas notre mission et passion.
Il est nécessaire de travailler ensemble ; nos clients nous disent clairement qu’ils n’ont pas beaucoup d’expérience avec les nouveaux outils technologiques. Les accompagner devient essentiel à la réussite et à la qualité de nos relations professionnelles. Et pour cela, il faut de la confiance entre tous les partis.
En temps de crise, l’aspect humain est sans doute le plus compliqué à gérer. Ce qui pourra être notre carte gagnante est surement notre flexibilité et notre volonté de rebondir ainsi que le support que nous pouvons offrir de manière personnalisée sur différents continents et pays prenant en compte les différences culturelles de chaque client. Notre mot clés est “adaptabilité ”.
Votre action la plus récente ?
Convaincu, en ces temps difficiles pour tous du bienfondé d’idée innovante, nous avons créé dans l'espace d’une semaine et avec un ami innovateur une plateforme ouverte à tous.
Le but de innovationscircle.com est de permettre à tous les secteurs de partager les idées innovantes ; de créer un cercle de personnes comme moi, convaincus de la grande capacité d’innover de manière éthique.
Notre technologie permet donc d’avoir des intervenants dans tous les domaines, sans limitations géographiques et d’ainsi pouvoir partager de manière informelle, en se concentrant sur le contenu.
Nous sommes à la recherche de sujets, d’orateurs qui seraient prêts à faire une session seuls ou à plusieurs avec un mot clef : l’innovation !
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