Interview avec Michel Huguenin, fondateur et CEO de Planitswiss

Lorsque ma collaboration avec l’agence évènementielle Planitswiss a commencé, il y a environs 4 ans, je me suis rendu compte assez rapidement qu’il s’agissait d’une agence pas comme les autres : c’est une équipe expérimentée composée de profils très différents (ce qui m’a couté l’appellatif de ‘auntie’ du groupe), caractérisée par un dynamisme hors normes, qui travaille tout le temps mais qui arrive à garder le sourire, l’esprit d’équipe et le sens du relationnel avec chaque client, chaque collaborateur et cela à tous moments, même sous pression. C’est grisant !

C’est donc avec plaisir que je me plonge dans une conversation amicale avec Michel Huguenin, fondateur et CEO du groupe.

Né à Genève, d’un couple franco-suisse qui avait aussi travaillé dans le secteur de l’hôtellerie, Michel grandit au Sénégal jusqu’à l’âge du BAC puis il rejoint l’Ecole Hôtelière de Lausanne. Son premier poste est dans le catering aérien, puis il suit une formation en informatique, suivi d’un brevet fédéral comme chef de projet. Pour finir il fait un MBA en stratégie internationale à l’EM-Lyon. C’est pendant ses études à Lyon qu’il décide de créer sa propre entreprise avec un collègue d’études. Il y a désormais 16 ans.

Quelle est la taille de Planitswiss aujourd’hui ?

Actuellement Planitswiss compte 35 collaborateurs, 4 bureaux, en Suisse, à Singapour, en Chine, au Rwanda et bientôt en France. Les services proposés incluent les soirées de gala, les congrès, les conférences et meetings, les lancements de produits, les incentive trips ou tout autre évènement pour les entreprises. Autres points forts de l’agence : l’innovation basée sur la technologie (par exemple, elle développe ses propres applications), une grande flexibilité et des services en respect de normes de durabilité. Le mélange entre les compétences dans le secteur digital, la rigueur du détail et la gestion de projet (caractérisant les évènements de type meetings et conférences) se marie parfaitement avec les aspects plus créatifs et artistiques nécessaires à la réalisation des soirées de galas et dans les évènements orientés luxe.

Parlons des galas, justement…Vous en avez beaucoup derrière vous !

Michel sourit et m’explique que le groupe Planitswiss réalise globalement environ 30 galas par an, avec une échelle qui varie entre 80 à 2000 invités par soirée.

Le plus sympa ?

Transformer un parking souterrain en Suisse en un monde féerique pour 150 invités était le plus impressionnant. « On adore faire ça, partout ! Nous avons plein de thèmes déjà réalisés Wonderland, Out of Africa, Japan Night, Bollywood, Flower Power… »

Le plus compliqué ?

Ici à Singapour, ou en Asie en général, car on manque de temps ; souvent les salles sont disponibles sur très peu d’heures, il faut transformer complètement le lieu qui va accueillir des centaines de personnes dans un temps limité. Le travail démarre souvent la nuit d’avant et requiert un travail acharné sur de longues heures pour nos équipes.

Quelle est ta plus grande satisfaction ?

Ça me parait grisant de voir que les invités sont détendus et peuvent profiter pleinement de ce qui est a été réalisé pour eux, que l’ambiance est sympathique parmi les invités, que tout se passe bien. Le succès d’un gala tient aussi d’éléments extérieurs tels que l’ambiance dans la société cliente, de l’ambiance économique plus générale et même de la météo et de la saison de l’année.

Quel est le défi plus grand lors de la préparation d’un évènement de cette envergure ?

Le temps à disposition pour transformer le lieu, les infrastructures de l’endroit et la sécurité. Parfois la météo, surtout en Europe (comme quand la neige bloque les camions ça peut devenir compliqué !). En juin 2019, par exemple, lors d’un évènement dans une salle avec 5000 personnes la console vidéo centrale a crashé deux heures avant ouverture des portes. Grâce au planning, nous avons pu juste dans les temps relancer avec une autre configuration la projection. Lorsque les VIPS sont arrivés tout fonctionnait enfin et aucun des participant n’a été impacté. Quand cela arrive, il faut avoir un plan B immédiat et rapide en action. L’élément clé est la communication, avec le client et les partenaires (fournisseurs, équipes), et l’anticipation (lors de la planification) de tous les éléments et aspects qui pourraient mal se passer.

Quel est le secret pour bien répondre à un appel d’offre ?

Jamais croire que tout est acquis, même si le client est un habitué. Il faut toujours se réinventer, être en mesure d’emmener des innovations dans chaque secteur qui compose un évènement, il faut surprendre et bien sûr il faut être soi-même.

Comment s’organise la suite, une fois que l’appel d’offre est gagné ?

Il y a plein d’étapes : lors du pitch (la présentation de la proposition qui répond à l’appel d’offre) il faut savoir immerger le client dans le gala même, dans tous ses aspects. Une fois l’appel d’offre gagné, il faut suivre en parallèle tous les aspects du gala : le food & beverage, la scénographie, le programme artistique, la décoration des lieux, l’équipement technique ; l’ensemble doit être harmonieux, le flux de l’évènement doit être le plus doux possible.

Parlons du jour –J : ça commence quand pour votre équipe ? Qui gère quoi ?

Ça dépend du lieu choisi, c’est toujours le -J moins 1 : la semaine avant, tous les détails doivent être réglés, les checklists doivent être vérifiées et approuvées, avec tous les systèmes de back up possible ; le jour -J les équipes respectives doivent être totalement autonomes, minute par minute, et savoir exactement ce qu’elles ont à faire. Le briefing des équipes opérationnelles est un élément clé ainsi que l’aspect sécuritaire.

Ton plus beau souvenir de gala ?

Personnellement, j’aime quand l’énergie de la salle est positive et que les invités ne veulent plus partir. J’ai une petite anecdote qui est bien marquée dans ma mémoire. Lors d’une soirée sur le thème “Out of Africa”, nous avions prévu un moment de spectacle avec un serpent. Nous ne savions pas que deux membres du staff étaient phobiques ; un des deux s’est enfuit et on ne l’a jamais plus revu de la soirée !! Le serpent pesait 80Kg et le staff ne savait pas qu’il était dans la caisse à transporter. Imagine leur visage quand la caisse a été ouverte !

As-tu un rêve dans le tiroir ?

Pouvoir avoir une équipe qui s’éclate et qui se gère de façon autonome ; pouvoir voyager pour trouver des nouvelles idées et développer des nouveaux concepts ; développer des relations sympathiques et même amicales avec clients et collègues. Cela nous donne des ailes car notre passion pour ce métier est de faire plaisir. On veut toujours plus, plus rêver, plus faire plaisir et trouver des idées toujours plus folles et surprenantes !

Ce rêve en n’est pas un, car l’agence a déjà réalisé tout cela.