Pays-Bas: Comment s'inscrire auprès de votre municipalité?

Lorsque vous arrivez aux Pays-Bas, que vous soyez ressortissant de l'UE ou non, vous devez vous inscrire à la mairie de votre lieu de résidence. Cette démarche gratuite est nécessaire si vous avez l'intention de travailler ou d'étudier aux Pays-Bas pendant plus de quatre mois. Vous devez vous inscrire en personne, dans les 5 jours suivant votre arrivée dans le pays (ou lorsqu'il apparaît clairement que vous allez vivre et travailler ici pendant plus de quatre mois). Toute personne âgée de 16 ans ou plus est autorisée à signaler son propre déménagement.

 

Si vous n'avez pas d'adresse fixe à votre arrivée, vous devez vous inscrire dès que votre contrat de location est finalisé. Dans certains cas, il est aussi possible d’utiliser une adresse de correspondance pour vos démarches administratives. Il peut s'agir, par exemple, de l'adresse d'un membre de la famille ou d'un collègue. Quelqu'un doit vivre à cette adresse, vous ne pouvez donc pas utiliser une boîte postale ou une adresse non résidentielle car vous devez justifier d'une déclaration écrite de la personne qui y vit.

 

Comment s'inscrire auprès de la municipalité (pour plus de quatre mois) si c’est la première fois que vous vivez au Pays-Bas.

 

Rendez-vous d'abord sur le site de votre municipalité et trouvez l’onglet “registration” ou bien, rechercher “le nom de votre municipalité + first registration.” Voici par exemple le lien pour Rotterdam, la Haye, Utrecht, ou Amsterdam. Les démarches pour prendre rendez-vous peuvent varier d’une municipalité à une autre. Les délais d'attente peuvent parfois être assez longs. Veillez donc à entreprendre cette démarche plusieurs semaines avant votre arrivée dans le pays si besoin.

 

La municipalité vous informera des documents administratifs nécessaires parmi lesquels une pièce d’identité, un acte de naissance, un formulaire de première inscription (Vous devez utiliser le formulaire adapté à votre commune, voici par exemple celui de Rotterdam), et des documents relatifs à votre situation de logement (les documents ne doivent pas dater de plus de 3 mois, et doivent être entièrement remplis et signés):

 

• Si vous louez un appartement ou une maison : contrat de location ou d'occupation.
• Si vous vivez avec un locataire qui serait l'occupant principal : Une déclaration de l'occupant principal et une copie de sa pièce d'identité seront nécessaires, ainsi que le contrat de location.
• Si vous vivez avec le propriétaire : Une déclaration de l'occupant principal et une copie de sa pièce d'identité seront demandées.
• Si vous louez une chambre : Un contrat de location ou de bail devra être signé et présenté.

 

Une fois que vous avez pris rendez-vous, vous recevrez un courriel électronique ou une lettre confirmant les détails de votre rendez-vous. Vous devrez apporter les documents originaux et leurs copies au moment du rendez-vous. Assurez-vous aussi que vos formulaires sont déjà remplis. Si vous avez pris rendez- vous pour vos enfants, il en va de même.

 

Le temps alloué à chaque rendez-vous étant assez court, il est souhaitable d’arriver à l'avance. Lorsque vous aurez effectué les démarches, vous serez informé par courrier ou par courriel de votre inscription, et recevez votre BSN, qui vous servira pour la suite de toutes vos démarches administratives, notamment votre inscription DigiID.

 

Comment s'inscrire auprès de la municipalité si vous allez vivre dans le pays pendant moins de quatre mois?

 

Si vous allez vivre et travailler aux Pays-Bas pendant moins de quatre mois, vous devez vous inscrire dans la base de données des dossiers des non-résidents (RNI). Il s'agit d'un registre qui répertorie les ressortissants néerlandais qui vivent à l'étranger, les frontaliers, les travailleurs migrants qui vivent pour de courtes périodes aux Pays-Bas mais aussi ceux qui y ont vécu mais  qui n'y vivent plus ou bien qui y vivent moins de quatre mois. 

 

Vous devez prendre rendez-vous dans votre commune, parmi dans la liste des 19 communes RNI des Pays-Bas.  Vous pouvez la consulter  avec les informations relatives à chacune d’entre elles, en suivant le lien ici, et retrouver le détail des démarches à suivre en suivant le lien ici.

 

Pourquoi s’inscrire?

 

L'enregistrement permet à la Basisregistratie personen (BRP ou base de données municipale des dossiers personnels) de mieux gérer les situations d'urgence, de suivre l'évolution de la population néerlandaise et d'allouer des taxes municipales adéquates à chaque ménage. S’inscrire vous permet d’être reconnu comme résident légal dans votre commune, et peut par la même occasion vous éviter de payer une amende de la modique somme de 325 euros…

 

Une fois enregistré, vous recevrez un numéro de service citoyen (burgerservicenummer ou BSN) qui vous sera très utile pour toutes vos démarches administratives aux Pays-Bas. Il vous sera par exemple demandé lors de l'ouverture d'un compte bancaire, d’une visite chez le médecin, pour  l'obtention d'une assurance maladie ou des demandes d'allocations. Votre BSN est unique et ne doit être communiqué qu'aux autorités compétentes si vous vous voulez pas vous exposer à un risque d'usurpation d'identité.

 

Donner la bonne adresse

 

Il est à noter que la municipalité ouvrira une enquête si elle estime qu'il y a le risque que quelqu'un ait donné une mauvaise adresse ou qu'il vive illégalement à une adresse. Si vous changez d'adresse et que vous n'en informez pas la municipalité à temps ou si vous avez donné une adresse incorrecte, vous risquez aussi une amende de 325 euros. Le nombre de personnes pouvant s'inscrire par adresse est déterminé en fonction de différents facteurs. Vous ne devez donc absolument pas accepter un contrat de logement qui ne vous permet pas de vous inscrire à cette adresse.

 

En cas de changement d'adresse, vous devez informer la municipalité entre 4 semaines avant et 5 jours après la date du déménagement. Cette démarche est gratuite. La date de déménagement que vous indiquez sera considérée comme le jour de votre changement d'adresse. Si vous informez la municipalité plus de 5 jours après le déménagement, c'est la date à laquelle vous avez informé la municipalité qui sera considérée comme la date du déménagement.

 

Pour un changement d'adresse, vous aurez besoin de produire une copie d’une pièce d'identité en cours de validité (passeport, permis de conduire, carte d'identité néerlandaise ou carte d'identité étrangère) et ’une preuve d'occupation (contrat de location, contrat de vente ou déclaration de consentement de l'occupant principal). Sur le site de votre municipalité, chercher l’onglet “registration” ou bien “le nom de votre municipalité + register a change of address.” La démarche peut se faire entièrement en ligne ou par la poste en fonction de la municipalité. 

 

Se désinscrire

 

Environ un mois avant de quitter les Pays-Bas, les expatriés doivent se désinscrire auprès de leur mairie. C’est également une démarche gratuite. Vous devez le faire à partir de 5 jours avant votre départ et jusqu'au jour du départ au plus tard. Le samedi, le dimanche et les jours fériés comptent également dans le délai de 5 jours. Les modalités de radiation varient d'une municipalité à une autre. Pour plus d'informations, contactez la municipalité où vous souhaitez vous désinscrire. Rechercher “le nom de votre municipalité + deregister” pour trouver les informations adaptées sur le site.

 

Vous devez vous désinscrire individuellement et en personne. La municipalité traite votre radiation dans la base de données des dossiers personnels (BRP). Vos données seront enregistrées dans la base de données des non-résidents (RNI). Le RNI fait partie de la BRP. Il est important de rappeler que vous conservez votre numéro de service citoyen (BSN). La commune peut, à votre demande, vous délivrer une preuve de radiation du registre local, disponible en néerlandais, espagnol, italien, turc, français, allemand et anglais. Vous pouvez en avoir besoin pour vous inscrire dans certains pays.

 

Se réinscrire

 

Si vous revenez vivre aux Pays-bas après une désinscription, votre BSN est toujours valide. Vous n’avez donc pas besoin de prendre le même type de rendez-vous que pour une première inscription. Prenez-donc garde à ne pas prendre un rendez-vous du type “first registration” auprès de la municipalité où vous allez vivre.  Cherchez plutôt “Register again in the BRP” ou “re registering” + “le nom de votre municipalité” pour trouver les modalités de prise de rendez-vous, et les documents à apporter. Voici par exemple le site pour La Haye, Amsterdam, et Rotterdam. Par contre, si vous avez été enregistré avant 1994 et que vous revenez vivre aux Pays-Bas, vous devez faire comme s’il s’agissait d'un "premier enregistrement."

 

Voici donc le B.A.-BA de l’inscription au Pays-Bas. Votre BSN vous servira dans tous le reste de vos démarches administratives. La prochaine étape recommandée est de créer et activer un votre compte DigiD. Le DigiD est un moyen de vous identifier lorsque vous accédez à des services en ligne. Il vous permet d'accéder à ces services et de les utiliser en toute sécurité.