La signature électronique s’est imposée comme un outil incontournable dans le monde des affaires. Elle est utilisée pour signer des actes commerciaux ou administratifs instantanément, peu importe le lieu. Sa popularité vient de la nécessité de gagner en efficacité et de l’essor du télétravail. Ses bénéfices sont réels : fluidité des échanges, meilleure gestion des documents, coût raisonnable, simplicité de mise en œuvre... Suivez le guide.
Qu’est-ce que la signature numérique ?
Signer en ligne permet de créer un lien unique entre le document électronique et son auteur. Irrévocable, inaltérable, authentique, non-réutilisable et infalsifiable : telles sont les principales caractéristiques du mécanisme.
Ce dernier s’assure de la non-répudiation de l’acte et apporte la preuve du consentement. Il repose sur des méthodes cryptographiques, afin d’assurer l’intégrité et la conformité du document. À cela s’ajoute l’identification de l’organisme ou de la personne ayant apposé sa signature.
Plusieurs documents essentiels au bon fonctionnement d’une entreprise peuvent être signés électroniquement en quelques secondes :
- devis, bons de commande,
- mandats, autorisations,
- factures,
- contrats de travail,
- accords commerciaux,
- procès-verbaux,
- Etc.
Quels sont les types de signature électronique ?
Le règlement européen eIDAS définit trois niveaux de signature, adaptés à différents usages et degrés de risque :
- Signature électronique simple (SES) : Niveau basique, rapide et accessible, la signature électronique simple est la plus courante. Elle peut se matérialiser par la saisie d’un code de validation reçu par SMS ou e-mail.
- Niveau intermédiaire avec sécurité renforcée, la signature électronique avancée ajoute une couche de vérification de l’identité du signataire. Elle repose sur une vérification à minima du titre d'identité combiné au code envoyé par SMS ou e-mail, et renforce la fiabilité du lien unique entre le signataire et le document grâce à un certificat de signature nominatif.
- La signature électronique qualifiée représente le plus haut niveau de sécurité reconnu par le règlement eIDAS. Elle repose sur un certificat numérique qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (PSCo) et sur une vérification stricte de l’identité (via contrôle en face à face ou procédure PVID).
Plus un document a de valeur juridique, financière ou stratégique, plus le niveau de signature requis doit être élevé.
Quelle solution pour signer numériquement ?
Conçu pour une prise en main rapide et simple, le logiciel de signature électronique Docaposte permet de décupler la productivité.
En réalité, il s’agit avant tout d’une solution de signature électronique sur mesure, pensée pour s’intégrer naturellement aux environnements existants, automatiser certains processus et répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation.
La solution de signature qualifiée intègre une identification avec PVID. Elle garantit la validité, la conformité, la confidentialité et la sécurité des documents signés. Elle respecte les réglementations et les normes en vigueur.
En raison de sa disponibilité sur divers supports et de son interface intuitive, son usage est aisé pour les professionnels.
Quels sont les avantages de la signature en ligne ?
Gain de temps et productivité
Finies les étapes chronophages et fastidieuses : imprimer, signer, scanner, ajouter une pièce jointe et envoyer. Avec la signature électronique, les documents sont rapidement signés par les partenaires, les prestataires et les clients. Les personnes impliquées dans le processus n’ont pas besoin de se déplacer physiquement. Ainsi, elles se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des coûts
Facilitez les processus et réduisez les coûts grâce à la signature électronique. Éliminez les dépenses liées au stockage physique des documents, à l’affranchissement postal, aux fournitures de bureau, à l’impression, etc.
Accessibilité
La signature en ligne est utilisable depuis n’importe quel endroit et à tout moment. Seuls un appareil (ordinateur, tablette ou smartphone) et une connexion internet sont requis. Les signataires sont affranchis des contraintes géographiques et temporelles.
Conformité et sécurité des données
La conformité et la sécurité des données sont les piliers de la signature numérique. Cette dernière repose sur des processus complexes et robustes. Elle garantit l’intégrité des documents signés et l’authenticité du signataire.
Modernisation et compétitivité
L’adoption de la signature en ligne est un marqueur de compétitivité et de modernisation pour les organisations. Elle répond aux besoins de sécurité, de rapidité et de fluidité exigés par les partenaires, les fournisseurs et les clients. Elle améliore la réputation et l’image de marque des entreprises qui s’en servent.
L’outil constitue une réponse concrète et simple aux enjeux d’amélioration continue et d’innovation.
La signature électronique s’impose désormais comme un standard. Elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Largement utilisée, elle remplace la version manuscrite dans de nombreuses situations.
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