Vous venez d’ouvrir votre entreprise ? Vous avez besoin d’aide pour tenir votre comptabilité et pour créer des factures et devis pour vos clients ? Si créer une facture peut sembler simple au premier abord, il est bon de connaître quelques règles auxquelles vous ne pouvez déroger. On fait le point au sein de cet article !
Le logiciel de facturation pour créer vos factures
Tenir une comptabilité d’entreprise peut s’avérer difficile. Entre les prestations de vente, de service et de bien, pas facile de s’y retrouver. Votre facture doit être en règle pour être considérée comme étant légale et recevable par vos clients. Dans le cas contraire, ils peuvent refuser de la payer. La solution ? Passer par un logiciel de facturation !
Pourquoi recourir à un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation sont une solution idéale pour gagner du temps sur la tenue de votre facturation. En effet, toutes les factures générées par ces plateformes professionnelles respectent le cadre légal en France, en Europe et dans le reste du monde. Avec un logiciel de facturation, vous n’avez à vous soucier de rien.
Par ailleurs, un logiciel de facturation est très souvent accompagné d’un service client professionnel. Vous pouvez, via un formulaire de contact ou un numéro de téléphone, le contacter selon ses heures d’ouverture. Vous échangez ainsi sur les données et fonctionnalités importantes, pour tenir à jour votre comptabilité.
En bref, avec un logiciel de facturation, vous gérez plus facilement votre activité, vos dépenses, votre trésorerie, votre comptabilité… Mais attention, ce type d’outil ne remplace pas l’expert-comptable. Pour développer votre entreprise sans prise de tête, associez logiciel et expert-comptable, pour une comptabilité irréprochable.
Les logiciels faciles à mettre en place
Toutes les entreprises n’ont pas les fonds nécessaires pour s’offrir un logiciel de facturation. Certaines optent donc pour des logiciels faciles et gratuits à mettre en place, comme des tableurs classiques par exemple.
Word & Excel, deux outils bureautiques très souvent préférés
Si l’outil bureautique Word est apprécié pour le traitement de texte, Excel est préféré pour la tenue d’informations chiffrées.
De manière générale, Word et Excel sont appréciés par les start-ups et entrepreneurs. En effet, ils permettent de créer très facilement des factures, devis et autres documents comptables. Vous pouvez d’ailleurs trouver en ligne de nombreux formats de facture à reproduire sur Word.
Que choisir entre les deux ?
Si le modèle de facture est facile à mettre en place sur Word ou Excel, la sécurité des données n’est pas toujours assurée.
Sur un logiciel de facturation, les données sont stockées sur un serveur sécurisé, accessibles 24h/24. En cas de fausse manip de votre part, l’éditeur peut les éditer facilement. Le petit plus ? Vos données sont automatiquement placées dans les bonnes cases comptables.
La tenue de votre comptabilité entière devient ainsi plus facile.
Quelques règles à savoir avant de vous lancer
Attention, Word ou Excel ne sont pas des logiciels de facturation, ils ne suffisent pas toujours. De plus, quelques obligations légales vous obligent à :
- Tenir un suivi numéraire logique de votre facturation. L’État vous laisse libre du format que vous adoptez, tant qu’elle est logique et facile à suivre lors d’un contrôle fiscal.
- Conserver vos factures papiers et/ou numériques dans un endroit accessible pendant 10 ans. Vous n’êtes pas obligé de ranger vos factures, mais nous vous conseillons de le faire pour faciliter votre travail lors de la réalisation de vos bilans comptables.
- Préciser sur vos factures si vous êtes, ou non, assujetti à la TVA et à quel pourcentage. C’est une obligation légale qui entoure toutes les entreprises, sauf les micro-entreprises. Renseignez-vous sur les informations à transmettre sur votre facture.
Vous devez également préciser de nombreuses informations pour que votre facture soit considérée comme légale :
- Votre nom d’entreprise, ou son représentant légal en tant qu’entrepreneur,
- Votre numéro de SIRET,
- L’identité complète de votre client (nom d’entreprise et adresse de son siège),
- L’adresse complète du siège de l’entreprise,
- Les contacts (mail, numéro de téléphone),
- La prestation (date de vente, détails…)
- Un numéro de facture unique,
- L’objet de la facture,
- Le numéro d’identification de TVA, avec votre pourcentage si vous en avez un,
- Les sommes HT et TTC,
- Les informations de paiement,
- Les garanties légales et les frais de recouvrement en cas de pénalités de retard.
Pour gagner du temps, nous vous recommandons de préparer et sauvegarder un modèle, que vous utiliserez à chaque fois. N’oubliez pas de suivre une numérotation logique et claire.
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