Aperçu Comment organiser une conférence en entreprise en 2024 ?

Cerner les objectifs de la conférence 

Avant de se lancer dans l'organisation d'une conférence en entreprise, il est indispensable de cerner les objectifs que vous souhaitez atteindre. Souhaitez-vous informer votre équipe sur les dernières tendances de votre secteur ? Votre conférence vise-t-elle à renforcer le sentiment d'appartenance des employés ou à partager les résultats et les perspectives de l’année à venir ?  

Faire appel à des professionnels comme l'agence de conférenciers Wechamp vous permet d'économiser votre temps. Ils disposent de l'expertise nécessaire pour comprendre vos besoins et vous aident à définir les thèmes et les messages clés qui résonnent avec votre audience. 

Établir votre budget  

Pensez également à établir une liste détaillée de tous les postes de dépense prévus. Cela inclut les prestations des intervenants, du matériel utilisé et de la restauration. Il est important de prévoir un budget supplémentaire pour couvrir les imprévus. 

Un budget bien défini vous permet de contrôler les coûts et d'assurer la viabilité financière de votre conférence. Une fois votre budget établi, vous pouvez essayer de réduire les coûts sans compromettre la qualité de l'événement. Cela implique la négociation des tarifs avec les fournisseurs ainsi que la recherche des sponsors qui pourraient être intéressés par votre événement. 

La sélection des intervenants pour assurer le succès de votre événement 

Le choix du conférencier est déterminant pour la réussite de votre conférence. Il est indispensable de choisir des intervenants compétents. Ils doivent non seulement être des experts dans leurs domaines, mais ils doivent aussi avoir la capacité d’engager l'auditoire grâce à leur talent oratoire. Un bon speaker saura captiver votre public, transmettre efficacement son message et inciter à l'action ou à la réflexion.  

Choisir une agence de conférenciers apporte une véritable valeur ajoutée à votre événement. Elle a un accès privilégié à un large réseau de profils expérimentés et de renommés.  

Le choix de la salle et du matériel  

La salle de votre conférence être facilement accessible, spacieuse et disposer de toutes les commodités nécessaires pour accueillir vos participants. Une salle bien éclairée avec une acoustique appropriée favorisera une bonne écoute et une concentration optimale de votre audience.  

Le choix du matériel est tout aussi important. Assurez-vous de mettre en place un système audio-visuel performant pour garantir que chaque participant puisse voir et entendre clairement les speakers.  

Déterminer la date et l’heure 

Le choix de la date et de l'heure peut influencer l'engagement de votre public. Voici quelques éléments à considérer : 

• Identifiez les jours et les heures où votre public cible est le plus susceptible d'être disponible et disposé à assister à votre conférence. Évitez les heures de pointe de travail et les périodes de clôture financière. 
• La date et l'heure doivent également être fixées en fonction de la disponibilité des conférenciers.  
• Si votre événement s'adresse à un public international, prenez en compte les différents fuseaux horaires pour choisir une heure qui peut convenir au plus grand nombre. 

L'importance de la communication autour de votre événement 

La communication autour de votre événement est un élément déterminant pour son succès. Pensez à élaborer une stratégie de communication efficace qui vous permettra de faire connaître votre conférence, d’attirer des participants qualifiés et d'en maximiser l'impact. Votre plan de communication doit comprendre plusieurs volets : 

• La création d'un contenu attrayant et pertinent sur tous vos supports : site web, réseaux sociaux, e-mailing...  
• Le choix de différents canaux de diffusion : selon profil des participants visés, vous pouvez opter pour une diffusion via des newsletters spécialisées, des publications sur LinkedIn ou encore le bouche-à-oreille au sein de votre entreprise. 

Enfin, n’oubliez pas la phase post-événement : partagez les photos et vidéos de votre conférence pour susciter l'intérêt d’un large public lors de vos prochains événements.