Depuis sa création en 2007, Actecil s'est solidement positionnée comme un pilier dans le domaine de la conformité RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), en proposant des conseils en matière de protection des données aux entreprises publiques et privées à l'échelle internationale.
Comment me mettre en conformité avec le RGPD lorsque j’arrive dans un nouveau pays ?
Lorsqu'une entreprise ouvre une filiale, l'une de ses premières tâches consiste à adapter ses protocoles et processus à l'écosystème législatif du nouveau pays. En matière de protection des données, il ne s'agit pas seulement de se conformer à la loi, mais aussi de gagner en compétitivité. En tirant parti des différences du RGPD entre les pays, vous éviterez les sanctions, protégerez votre réputation, renforcerez vos capacités commerciales et préviendrez même les cyber-attaques ! La question qui se pose est la suivante : comment se conformer au RGPD dans plusieurs pays européens en même temps ?
« Accountability », une responsabilité proactive
L'un des principes fondamentaux du RGPD est la proactivité, c'est-à-dire la responsabilité de chaque entreprise de traiter les données personnelles des clients et des employés de manière appropriée. Ce principe se traduit par des concepts tels que "Privacy by Design" (protection de la vie privée dès la conception) et "Privacy by Default" (protection de la vie privée par défaut). Ces deux outils garantissent que la protection des données est au cœur de tout nouveau projet ou processus au sein des entreprises. En bref, il s'agit pour tous les systèmes d'appliquer, par défaut, les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité.
Ainsi, la première chose à faire après s'être installé dans un nouveau pays est d'examiner les traitements sur la base du groupe de travail du Comité européen WG29 et de la liste de l'autorité de contrôle compétente (AEPD, CNIL...). Si au moins deux critères sont applicables à nos traitements, une analyse d'impact (AIPD) doit être réalisée. Dans le cas de l'Espagne, le simple fait d'apparaître sur la liste est suffisant.
Une analyse d'impact (ou AIPD) est un document qui permet d’analyser le traitement ou l’ensemble de traitements qui est susceptible d'engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes physiques. Ainsi, l'AIPD va au-delà d'une simple obligation légale. C'est un outil qui permet de sécuriser à la racine tous les traitements de données, d'améliorer la compétitivité de votre entreprise et d'assurer la confiance de vos clients et collaborateurs.
L'importance du RGPD dans mon expansion internationale
La conquête du marché européen est une étape indiscutable pour l'expansion à l'international de toute entreprise en quête de croissance. Il est donc évident qu’une fois que votre conformité RGPD est analysée dans le nouveau pays, il faut savoir comment utiliser ces données personnelles.
Dans une course mondiale effrénée vers l’intelligence artificielle, l'utilisation des données est devenue un atout stratégique indéniable pour les entreprises en expansion. Les données sont partout, elles alimentent les CRM, les ERP, les processus de prospection, la gestion managériale, et même la stratégie d’entreprise. Des données bien exploitées permettent de mieux répondre aux besoins des clients, d'optimiser les processus et bien entendu, de rester compétitif sur le marché. L’exploitation des données représente un important levier de croissance, mais elle peut également représenter un risque pour les objectifs commerciaux (sanctions, collecte excessive de données, transferts de données non sécurisés, cyberattaques).
Dans le cadre de notre travail international, nous avons identifié un cas récurrent de non-conformité au RGPD. Une entreprise française s’installe en Espagne et commence à chercher de nouveaux clients. Les lois françaises sont un peu plus laxistes que les lois espagnoles en ce qui concerne la prospection B2B. L'entreprise française commence à envoyer des courriels commerciaux, ce qui est autorisé en France sous certains critères mais strictement interdit en Espagne sans consentement ou relation préalable. Quelques mois plus tard, l'autorité de contrôle espagnole (AEPD) impose une amende pour infraction grave.
Que dois-je faire pour me conformer au RGPD ?
La première chose à savoir est que le traitement d'informations personnelles fait de mon entreprise un responsable du traitement des données et/ou un sous-traitant. Ce traitement est régi par un acte juridique et comporte des obligations :
- Définir la finalité, la base légale et les moyens de la collecte des données.
- Recueillir le consentement des personnes concernées
- Identifier et documenter les flux de données.
- Nommer un délégué à la protection des données (DPD), si nécessaire.
- Disposer d'un registre des activités de traitement (RAT) à jour et disponible.
- Établir des mentions légales, une politique de confidentialité et une politique en matière de cookies conformément aux lois locales.
- Dispenser une formation au GDPR
- Mettre en place des clauses internes de protection des données.
Actecil, votre partenaire européen
Actecil se positionne comme le partenaire idéal pour les entreprises cherchant à construire des bases solides en matière de protection des données, que ce soit en France, en Espagne, en Allemagne ou à l'international.
Depuis sa création, l’entreprise suit l'évolution rapide des technologies et des réglementations qui nécessite une expertise toujours plus pointue. De plus, tous les consultants d'Actecil sont des juristes diplômés dans le pays d'exercice et certifiés en tant que Data Protection Officer (DPO). Un accompagnement 100% personnalisé, où et comment vous le souhaitez ! Contactez-nous.
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