Enveloppes : des fournitures de bureau indispensables en entreprise

L’importance des enveloppes dans la communication d’entreprise

Malgré une importance croissante de la communication dématérialisée et le déclin des lettres manuscrites ou typographiées, il existe encore de nombreux cas où le courrier est requis. En effet, la réception d’un courrier nominatif, même publicitaire, attire l’attention du destinataire. Une lettre bien adressée et avec une enveloppe à l’impression personnalisée est bien plus impactante que le flot de mails qui inondent nos boîtes de réception.

 

Pour une entreprise, 3 aspects majeurs peuvent justifier l’usage de ces outils de communication :

- Une image de marque soignée : Une enveloppe personnalisée et nominative, avec votre logo, un graphisme travaillé et votre slogan révèle immédiatement votre identité. De plus, cela ajoute au sérieux que véhicule votre entreprise. En effet, le courrier est un moyen de communication qui a un coût pour l’expéditeur : enveloppe de qualité, personnalisation, frais d’affranchissement, ce qui induit son importance.

 

- La sécurité : certains documents ne peuvent pas être distribués par envoi électronique, surtout s’ils ne sont pas sécurisés. Une lettre peut être envoyée avec accusé de réception ou être remise en main propre. Par exemple des courriers officiels, des communications professionnelles liées aux ressources humaines, des documents juridiques, des résultats médicaux, des documents de grandes valeurs sont encore transmis de cette façon. 

 

- La confidentialité : Une enveloppe de bonne qualité assure un bien meilleur niveau de confidentialité. Des contrats, bulletins de salaire ou informations légales doivent bénéficier d’une enveloppe opaque et sécurisée garantissant le respect de la vie privée et des données sensibles.

 

Les usages des enveloppes au sein des entreprises

Au sein d’une entreprise, différents services peuvent recourir à l’envoi de courrier. En fonction de votre activité, les enveloppes remplissent des rôles divers.

- Administratif : les enveloppes sont incontournables pour envoyer des contrats, devis, factures ou encore relances de paiement. Bien que ces documents puissent être envoyés par mail, il est toujours préférable de passer par un envoi postal.

 

- Marketing : Les catalogues, brochures, invitations à des évènements exclusifs, ou encore promotions personnalisées auront un impact plus significatif s’ils sont transmis par courrier. Il s’agit d’un moyen de communication efficace afin de fidéliser vos clients, promouvoir vos produits ou services et prospecter.

 

- Communication interne : Les enveloppes peuvent servir à transmettre les bulletins de paie de vos employés, des notes de service importantes, voire des documents RH sensibles (litiges, avertissements, dossiers personnels). Elles peuvent aussi être utilisées afin de remettre des chèques-cadeaux, tickets-restaurant et autres avantages !

 

Comment bien choisir ses enveloppes ?

Toutes les enveloppes ne sont pas similaires. Elles varient en fonction des caractéristiques et des besoins spécifiques. Selon votre usage, voici comment sélectionner des enveloppes de qualité : 

- Des produits respectueux de l’environnement : Le papier est issu de la transformation du bois. Afin de respecter vos engagements RSE, il est important de sélectionner des enveloppes labellisées FSC - Forest Stewardship Council ou PEFC - Programme européen de certification forestière. Ces deux labels garantissent des forêts gérées durablement afin de réduire votre impact sur l’environnement.

 

- Les formats et tailles : selon vos besoins, optez pour des tailles C4 (A4 sans pli), C5 (A4 plié en deux) ou DL (A4 plié en 3).

 

- Les matériaux : elles peuvent être proposées en kraft armé résistant, kraft simple, papier vélin, papier simple ou encore en papier recyclé.

 

- Les types de fermeture : Afin de sceller l’enveloppe, différentes options sont proposées : auto-adhésive, fermetures gommées ou avec bande de protection.

 

Plus que de simples fournitures de bureau, vos enveloppes assurent une communication efficace et aident à véhiculer une image de marque. Votre message attire plus facilement l’attention et revêt une certaine forme de formalité. D’où l’importance de bien les choisir. Comparées aux mails perçus comme plus impersonnels, les enveloppes revêtent une image de qualité et d’attention aux détails. Enfin, les enveloppes sont un moyen efficace de sécuriser vos communications et respecter les données privées et sensibles.