Comment comptabiliser ses notes de frais de manière efficace ?

Comment comptabiliser ses notes de frais

Les notes de frais représentent des types de dépenses bien spécifiques ; il s’agit des dépenses réalisées par le salarié pour le compte de l’entreprise, et qui doivent à ce titre lui être intégralement remboursées. 

En cas de contrôle URSSAF, il appartient au service comptable de livrer tous les comptes détaillés, et de produire les documents justificatifs correspondant. 

Quelles sont les écritures comptables adaptées aux différentes notes de frais ? Quels justificatifs peuvent vous être demandés ?

Voici tous les éléments nécessaires pour vous permettre de comptabiliser vos notes de frais.

Les écritures comptables des notes de frais 

Les notes de frais sont définies comme les dépenses engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise. On les classe toujours dans les comptes de charges (comptes de classe 6)

Une certaine rigueur s’impose donc pour la comptabilisation des notes de frais :  On les répartit en quatre catégories. 

- Les frais de transport et de déplacement sont classés en catégorie 6251. C’est notamment dans cette catégorie que l’on classe les remboursements des billets de train, de métro ou d’avion, les frais de taxi, mais aussi le péage, l’essence, le stationnement, les frais kilométriques … Le saviez-vous ? Une solution comme Expansya permet de rembourser les frais kilométriques automatiquement ! La seule démarche à effectuer est de saisir les points de départ et d’arrivée ; Expansya calcule automatiquement les frais de déplacement grâce à cette information. Le logiciel gère également les parcs automobiles si nécessaire. Un vrai soulagement pour le service comptable !

- Si la mission se prolonge, le salarié sera amené à dormir à l’hôtel et à prendre ses repas à l’extérieur. Il s’agit alors de frais de mission, classés sous la catégorie 6256.

- Si dans le cadre d’une mission, le salarié doit inviter au restaurant des clients de l’entreprise, le compte débité sera la catégorie 6257. Attention, la note de frais doit comporter des informations : nom et fonction de l’invité, nom de son entreprise.

- En ce qui concerne les cadeaux d’entreprise, c’est le compte x qui sera débité.

Les comptes sont débités en HT dans la classe 6 ; il faut rajouter la TVA dans le compte 4456. 

N’oubliez pas de créditer en retour le compte 421 en TTC (personnel-rémunérations dues)

La dématérialisation des notes de frais, un outil efficace

Les notes de frais doivent être impérativement produites par le salarié au service comptable. Il appartient ensuite au comptable de conserver les documents pour pouvoir les produire en cas de contrôle fiscal.

Les tickets de caisse, billets de train etc peuvent faire office de justificatif.

Or, il apparait que bon nombre de documents sont égarés et ne peuvent pas être remis par les salariés en temps et en heure ; une véritable problématique lorsqu’on sait que les salariés égarent les justificatifs dans plus de 60% des cas, rendant impossible le remboursement de leurs notes de frais.

Dans ce cadre, le passage à la dématérialisation des notes de frais est un élément de simplification qui est loin d’être négligeable. 

Grâce à l’archivage à valeur probante, il est parfaitement possible d’entrer toutes les informations nécessaires tout en respectant strictement la législation.

Outre la numérisation de tous les documents comptables, un outil de gestion de notes de frais comme Expansya s’avère très utile pour différentes fonctionnalités : ainsi, la saisie automatique des factures représente un gain de temps et d’énergie radical.