Si vous avez des employés, il y a de fortes chances que vous ayez des notes de frais. Apprendre à traiter correctement ces rapports peut s'avérer utile pour votre entreprise.
La déclaration des frais ne doit pas être difficile ! L'utilisation d'un logiciel pour gérer les notes de frais peut faciliter la préparation et l'approbation des notes de frais. Même si vous décidez de renoncer à un système de gestion des frais pour le moment, la création d'une politique de gestion des frais facile à suivre peut rendre l'ensemble du processus moins déroutant pour vos employés et moins de travail pour vous.
Toutefois, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour vous assurer que les notes de frais que vous traitez sont soumises avec précision et en temps voulu.
Automatisez le processus
Si vous passez à un logiciel, une grande partie de ce qui précède disparaît. Les rapports complétés sont automatiquement acheminés vers les approbateurs appropriés, les reçus correspondent automatiquement aux dépenses correspondantes, toute violation de la politique est signalée par le logiciel et le rapport ou la dépense est renvoyé à l'expéditeur pour correction.
Même avec un logiciel de gestion des frais, vous devez toujours examiner les rapports et les dépenses soumis, mais cela prend une fraction du temps par rapport à un rapport de frais soumis de manière traditionnelle.
Si vous n'avez que quelques employés qui voyagent rarement, vous pouvez probablement vous en sortir avec un traitement manuel des dépenses, mais si vos employés doivent voyager pour des raisons professionnelles, ou même acheter régulièrement des articles pour le travail, le logiciel de gestion des dépenses vaut l'investissement.
Créez une politique facile à suivre
Facilitez la tâche à vos employés et à vous-même en créant une politique de notes de frais qu'ils pourront facilement suivre. Fixez des règles de base et des limites de dépenses, et dressez une liste de ce qui est remboursable et de ce qui ne l'est pas. Une politique claire et simple a plus de chances d'être suivie par vos employés et facilite grandement le processus d'approbation pour vous.
Traitez les remboursements rapidement
Il n'y a aucune raison d'obliger vos employés à attendre des semaines avant d'être remboursés de leurs dépenses personnelles. Créez un processus de remboursement qui soit simple pour vous et qui permette à vos employés de récupérer leur argent le plus tôt possible. Ainsi, bien choisir son logiciel peut vous aider à gagner beaucoup de temps.
Faites attention aux dépenses que vous approuvez
Faites attention aux dépenses qui arrivent sur votre bureau. Même si elles sont conformes à votre politique écrite, il est important de noter qui accumule le plus de dépenses et à quoi elles sont destinées.
Par exemple, un service est-il responsable de la majorité des dépenses ? Un employé en particulier dépense-t-il plus d'argent que vos quatre autres employés réunis ? Une catégorie de dépenses est-elle régulièrement bombardée de dépenses ? Il y a de fortes chances que toutes ces dépenses soient justifiées, mais vous ne le saurez pas si vous n'y prêtez pas attention.
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