RESPEA - Réveillez vos réunions !

Publié le 26 février 2019, mis à jour le 29 avril 2019

Ce mois-ci l’article de rubrique de Respea se penche sur les réunions et invite à repenser leur schéma et à introduire d’autres formats. Voici quelques méthodes et outils pour les dynamiser.

En entendant le mot « meeting » ou « réunion » on a tendance à penser qu’il doit toujours s’agir de quelque chose de linéaire, où tout le monde est assis autour d’une table dans la même salle toutes les semaines et parfois sur la même chaise. Les habitudes se prennent vite. Toutes les réunions finissent par se ressembler et suscitent rarement l’enthousiasme. Encore plus lorsqu’elles ont tendance à s’éterniser, que la moitié des participants a le sentiment qu’elle pourrait être en train de faire autre chose avec plus d’efficacité, ou que l’échange finit par se limiter à 2 ou 3 personnes, parfois toujours les mêmes.

Réveillez vos réunions ! Changez d’air et d’endroit pour stimuler les neurones. Introduisez des éléments de surprise (un quizz rapide, un energizer,…) et alternez les sessions en plénière et en petits groupes ou en tandem. Envoyez des informations avant la réunion en spécifiant que vous attendez des participants qu’ils se préparent ; ainsi, ils auront digéré à l’avance les informations et seront plus actifs que s’ils assistent d’entrée à 1/2 heure compacte de présentation PPT. Vous pourrez aller plus vite et avec plus d’énergie au cœur des questions les plus importantes. Et surtout : invitez toutes les personnes qui seront nécessaires à votre réunion, mais seulement celles qui peuvent y contribuer ou tireront parti de l’information reçue.

Vous pouvez aussi faire modérer la réunion à tour de rôle par vos collaborateurs : ayez des règles claires sur la modération et un agenda transparent pour la réunion. Si vous n’êtes pas, en tant que supérieur hiérarchique, toujours celui ou celle qui dirige la réunion, vos collaborateurs vont pouvoir développer cette compétence et se sentir co-responsables du bon déroulement du meeting.

Tout ne doit pas non plus être discuté en plénière : le format « plénière » permet d’atteindre en même temps un grand nombre de personnes mais il a tendance à rendre l’assistance passive. Ce format est approprié entre autres pour transmettre des informations, présenter quelqu’un de nouveau à l’ensemble du groupe, diffuser les grandes lignes d’une stratégie, d’un programme, donner un feedback d’ensemble sur la performance du groupe. Un outil dynamisant en plénière sont les applications permettant de voter ou répondre à un quizz en temps réel.Mais la plénière ne devrait pas durer plus d’une heure et alterner les intervenants.

On peut parfaitement introduire d’autres formats en réunion : en petits groupes pour analyser différents projets, échanger des expériences, générer des idées et propositions concrètes sur un aspect/thème par groupe, mélanger les professions pour dépasser la pensée « en silos », s’auto-organiser autour d’un projet, formuler la perspective du sous-groupe avant de la partager en plénière, etc. Il faut certes compter quelques minutes de transition entre les formats plénière et petit groupe, mais le travail gagne en intensité et en engagement. En plus, le fait de bouger physiquement est aussi bénéfique pour le cerveau.

Même assis dans la même grande salle, on peut également inviter les participants à avoir un bref échange ciblé en tandem : pour faire connaissance (se trouver au moins 3 points communs lorsqu’on se voit pour la première fois), échanger des impressions,ou discuter une question spécifique, et revenir après quelques minutes au format plénière. Ici, on est moins dans la production d’un résultat précis et plus dans l’activation d’une dynamique de groupe, et d’une décélération.

Encore un avantage : le fait de travailler en mode petit groupe ou tandem offre un cadre plus favorable que la plénière aux personnalités introverties, que les grands groupes peuvent épuiser et qui ont besoin de temps pour « digérer » l’information et les impressions qu’elle suscite. Vous pourrez ainsi mieux profiter de leurs ressources et la qualité de votre réunion en profitera. Vous renforcerez encore cet effet en faisant visualiser/écrire les participants sur des cartes ou des affiches. On garde ainsi une trace du travail commun et le fait d’avoir élaboré des idées ensemble constitue une expérience partagée bien plus intense et mobilisante que lorsqu’on a passé des heures côte à côte à écouter.

Besoin d’outils, de méthodes et d’idées fraîches pour vos réunions ? Parlons-en !

Anna Royon-Weigelt, mardi 26 février 2019