Dans la peau de l’organisatrice du Renault French Festival

Aliénor a 26 ans et s’occupe de toute l’organisation du plus gros festival français de Nouvelle-Zélande, le Renault French Festival. À moins de trois mois de l’événement, nous avons décidé de nous plonger dans son quotidien, rythmé par les rendez-vous, la communication et toute l’organisation insoupçonnée derrière un Festival d’une telle ampleur.

La préparation de cette édition 2018 a commencé dès le mois d’août et la fin du premier French Festival. Depuis, la jeune bordelaise arrivée en Nouvelle-Zélande il y a un an et demi, travaille à fond sur ce projet. Issue d’une école de commerce où elle a rencontré Edouard Le Goff, gérant du restaurant Le Chef et à l’initiative de ce projet 100% frenchie, elle est déjà dotée d’une expérience dans l’évènementiel. Sauf que cette fois, c’est différent. Aliénor ne travaille plus pour l’un des meilleurs traiteurs au monde qui organise des cocktails pour Chanel, mais pour un événement culturel qui a pour but d’offrir un peu de France à 19 000km de Paris. « Au début, il a fallu que je m’adapte au style kiwi, beaucoup moins froid et direct que ce que j’avais l’habitude de faire », nous confie-t-elle. Etre chaleureux et amical, c’est essentiel en Nouvelle-Zélande, même dans le monde du travail. 

C’est ainsi que depuis des mois, elle rencontre de nombreux sponsors et business français installés à Auckland, pour leur présenter le projet. Elle a commencé par créer des plaquettes avec toutes les informations sur l’événement puis les a envoyées a de nombreux prestataires pour les convaincre de se mettre en avant lors du festival. S’en est suivi, une période de prospection, d’appels téléphoniques, de relances jusqu’à ce que les premières rencontres avec les commerces soient organisées. Depuis mi-janvier, les stands sont pour la plupart validés, le festival prend forme. Désormais, Aliénor se consacre essentiellement à la communication pour qu’un maximum de personnes prenne connaissance du festival. Posts Facebook, distribution de flyers, réponses à des mails, voilà ce qui occupe la jeune femme tous les jours. Mais ce n’est pas tout, en parallèle, elle confirme les suppliers et finalise des activités. Par exemple, elle sait désormais que la compétition de pétanque se fera avec l’association de pétanque d’Auckland et que le DJ du brunch électronique est validé. 

Aliénor gère l’organisation du festival de A à Z. Au début, elle commence par un brainstorming avec Edouard, c’est une manière pour eux de voir les idées qu’ils garderont ou pas, les choses qui sont faisables ou celles qui vont poser problème à cause de leurs coûts ou parce que le prestataire n’est pas disponible en Nouvelle-Zélande. Par la suite, elle lui envoie un compte-rendu tous les vendredis pour le prévenir des rendez-vous qui ont eu lieu dans la semaine et des tâches qui ont été réalisées. Puis, elle gère le côté marketing, la prospection, la communication sur les réseaux sociaux, la logistique, la recherche de stands, les demandes de permis pour l’événement, le health and security plan ou encore la licence d’alcool. Les plans du festival doivent être établis au mètre carré près. Chaque stand ainsi que le bar, doivent avoir un espace précisément attribué. En bref, Aliénor organise un événement à partir de rien, jusqu’à sa finalité. 

Alors une journée type dans la peau d’une organisatrice de festival, ça donne quoi ? La semaine dernière par exemple, Aliénor a réalisé un spot radio sur The Hits afin de communiquer sur l’événement. Elle avait rendez-vous au studio à 9h pour poser sa voix, d’autant plus appréciée pour son accent français. Dès l’enregistrement terminé, elle a pris la voiture sponsorisée du Renault French Festival afin de faire la tournée des business français participant et leur distribuer des flyers. « C’est important pour nous de garder le contact avec les stands entre le moment de la signature et le rush quelques semaines avant l’événement où on va leur envoyer beaucoup d’informations », assure-t-elle. Quelques jours plus tôt, elle avait rendez-vous au Cloud (un des lieux du festival) pour voir avec les sponsors où pourront être placées leurs bannières et les décors. À quelques mois de l’événement, il s’agit de tout confirmer que ce soit pour l’eau, l’électricité, le frigo ou encore les installations nécessaires pour la mise en place de l’écran géant qui diffusera le match All Blacks-France. 

Pour Aliénor, le Renault French Festival doit être réglé au détail près. Mais cette année, c’est davantage de stress puisse qu’une seconde date a été prévue pour Wellington. A moins de trois mois de l’événement, elle se donne à fond pour que tout fonctionne et que le plus grand festival français de Nouvelle-Zélande soit un véritable succès. 

Pour plus d’informations sur le festival, rendez-vous sur le site officiel de l'événement.