Rapport de l’AGO de l’Association la France en Isan à Khonkaen

A l’occasion de son Assemblée Générale Ordinaire, l’Association la France en Isan à Khonkaen fait le bilan de l’année écoulée et énonce les développements pour celle à venir.

LE MOT DU PRESIDENT JEAN MICHEL PERROY

Chers membres et amis, 

L'année écoulée a été marquée par beaucoup de points positifs mais, malheureusement, aussi par quelques points négatifs. 

Les points positifs :

1- Notre croissance exponentielle :  A la dernière AGO nous étions 172 adhérents et sommes actuellement plus de 350 (probablement 400 à fin 2021), devenant ainsi la plus importante association de Français en Thaïlande et toujours la seule ayant une existence légale au regard du droit local.

2- La création de notre siège : Je tiens à remercier ici tous ceux qui nous ont aidés dans la réalisation de cette aventure, c'est notre maison, votre maison, un lieu de rencontre et donc de lien social entre nous. Le restaurant et la vente de produits français sont venus enrichir la nécessaire convivialité de l’endroit. 

3- La mise en place des cours de thaïlandais à destination de nos adhérents :  Cours en présentiel mais aussi cours en ligne pour nos adhérents. 

4- Le succès remporté par les manifestations et voyages proposés : Exemples du concours de pétanque à Ubonrat, du Beaujolais Nouveau au local de l’association, de la galette des rois et autres rassemblements culinaires, etc. Des moments de convivialité bien agréables, réalisés grâce à l'aide de certains d'entre vous que je remercie vivement. 

5- Le renforcement nécessaire de l’équipe à votre service avec les arrivées de Patrick Plenet, Vice-Président, en charge de l’Organisation et des Finances, Romain Liard, Secrétaire Général, Yvon Boutet, Secrétaire Général Adjoint en charge du fichier adhérent, René Dewaeles, Trésorier Comptable, Marc Laval et Patrick Nicolas chargés de la Communication, mais aussi plus largement du développement de l’association, Joël Brunel et Hervé Lemaire chargés de la logistique du restaurant et de la boutique.  L'équipe est donc presque complète, il nous reste à trouver une bonne volonté pour la partie «Evénements».

6- Ouverture le lundi 15 mars notre première antenne locale à Udon Thani : Il nous semble important de renforcer notre ancrage local par la création d'antennes dès lors que nous regroupons sur place au moins une trentaine d'adhérents. Le rôle du responsable d’antenne est d'assurer la proximité, de faire remonter les demandes particulières, d'organiser des événements locaux avec l’appui du siège, d'organiser d'éventuels covoiturage lors d'événements plus généraux, etc. Et cela n'est pas limitatif. Des antennes pourraient ainsi être mises en place prochainement sur les régions de : Sakon Nakhon/Nakhon Phanom, Buriram/Surin et Hua-Hin (hors Isan, mais où notre groupe d'adhérents poursuit sa progression). 

Les points négatifs :

1- Les difficultés rencontrées pour obtenir les financements sollicités au titre du dispositif de soutien au tissu associatif des Français de l’étranger (STAFE) :  Nous avons fait une demande en 2020, demande pour laquelle nous étions très confiants car le Conseil Consulaire ainsi que le poste consulaire de Bangkok avaient approuvé notre demande à l'unanimité, celle-ci étant même classée «numéro une» pour être transmise à Paris. Nous avons reçu le 27 mars une notification de Christophe Hemmings, Consul de France à Bangkok, nous informant du rejet de notre demande, indiquant que nous n’avions pas été retenus par la commission statutaire à Paris. Nous allons transmettre à S.E l’Ambassadeur un courrier lui faisant part de notre grande déception et demander la réunion d’une nouvelle commission d'attribution des subventions.

2- Les difficultés rencontrées dans les agréments nécessaires à l'ouverture des cours de français pour les enfants binationaux, les conjoints et les Thaïlandais désireux d'apprendre ou de se perfectionner. Nous sommes toujours dans l'attente de l'agrément de notre local, nous avons réalisé les plans et aménagements demandés. Lors de cette étape nous avons engagé des sommes importantes, croisons les doigts pour un aboutissement rapide. D'autant plus que cela pourrait être le départ d’un dispositif FLAM (français langue maternelle), un dispositif d’appui financier annuel provenant de l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger (AEFE).

3- Le refus du Consulat de mettre en place un bureau de vote à Khonkaen pour les élections des Conseillers Consulaires : Nous allons expédier un courrier à S.E l’Ambassadeur pour réclamer le rétablissement du bureau de vote de Khonkaen tel qu’il était précédemment ouvert. Notre région, l’Isan, représente plus de 750 inscrits au registre des français de l'étranger. L'éloignement de Bangkok rend impossible l'exercice du droit de vote dans des conditions normales. La mise en place du vote électronique, difficile à utiliser par de nombreux compatriotes, n'est pas la solution à mon sens. 

4- La lourde perte financière subie par l’association suite à une action de malfaisance de la part d’une personne ayant été intégrée à la vie de l’association dans le cadre de notre action sociale. 

Le Compte Rendu Administratif du Vice-Président Patrick Plenet

Introduction :

1- Les objectifs inscrits dans nos statuts à savoir : 

• Développer entre ses membres toute activité pour l’amélioration de leur cadre de vie en Isan
• Développer des services permettant d’assister ses membres sur les plans administratif, juridique et fiscal
• Développer des manifestations permettant à ses membres de se retrouver lors d’évènements culturels 
• Développer des services permettant aux enfants, aux épouses de Français et à tous ceux qui le souhaitent d’apprendre le français
• Développer des activités culturelles qui participent au rayonnement de la France en Isan. 

2- En tant que responsable de la mise en place de la restructuration de l’association devenue indispensable au regard de son développement et afin d’atteindre les objectifs cités ci-dessus, nous avons travaillé sur l’élaboration/validation/mise en place des points suivants : 

• Règlement Intérieur
• Pôles dédiés à chacune des activités
• Fiches de postes pour le Bureau
• Procédures Internes

Général : 

Nous avons structuré notre association en 8 pôles :

1.    Comptabilité 
2.    Administratif & Financier 
3.    Enseignement & Culture 
4.    Communication & Développement 
5.    Maintenance & Logistique 
6.    Social & OLES 
7.    Fichier 
8.    Evènements 

Dont 7 sont opérationnels selon les attributions/définitions suivantes : 

Le Pôle Comptabilité :

• Veiller au suivi des cotisations versées par les membres
• Faire le suivi des dépenses et classer les pièces justificatives y afférentes
• Classer et archiver les documents 
• Sécuriser les mouvements de fonds et les flux financiers : dépenses, remboursements de frais, investissements, salaires, etc.
• Gérer le compte bancaire (suivi des dépenses de la banque) et jouer le rôle d’interlocuteur auprès de la banque si nécessaire
• Gérer les relations financières en interne et avec les tiers
• Produire et diffuser l’information financière
• Participer à l’élaboration des dossiers de demande de subvention, notamment le budget prévu pour chaque activité
• Établir les comptes annuels et le rapport financier.

Le Pôle Administratif & Financier :

Sur le plan administratif, il est chargé de définir et d’améliorer les procédures de gestion administrative et de suivi comptable. Il doit élaborer et mettre en place des tableaux de bord et ensuite conseiller les pôles opérationnels. Il lui incombe de gérer les différents contrats ou conventions pour garantir leur respect dans le cadre législatif et/ou règlementaire. Il lui appartient également d’assurer la gestion administrative des assurances et des contentieux. 

Sur le plan financier, Il lui revient, en collaboration avec le Pôle Comptabilité, de mettre en place les techniques financières indispensables au développement et à la protection de l’Association. De ce fait, il doit définir la politique financière et suivre sa mise en œuvre. Il doit analyser et interpréter les écarts, préconiser des solutions et rendre compte au Bureau. En somme, il doit assurer l’efficacité à court, moyen et long terme de toutes les fonctions financières de la structure. 

Le Pôle Communication & Développement : 

• Œuvre pour développer la notoriété de l’association, promouvoir ses campagnes et évènements. Il met en application la politique de communication de l’association et peut coordonner une équipe de plusieurs chargés de communication, d’un responsable des réseaux sociaux, d’un graphiste. Il travaille en étroite relation avec le Bureau et les éventuels responsables de campagnes ou évènements.
• Elabore le message à transmettre et les différentes actions de communication, en cohérence avec la stratégie de l’organisme et les objectifs visés. Il joue le rôle d’interface entre l’association et ses différents interlocuteurs. La communication peut s’adresser à des publics variés : médias, administrations, grand public, adhérents, donateurs, partenaires, bénévoles (dans le cadre de la communication interne) 
• Pour atteindre ses objectifs, il peut utiliser différents supports comme les réseaux sociaux, l’emailing, les brochures, des dépliants et flyers, les vidéos, la location d’espaces publicitaires, l’organisation de conférences de presse. 
• Il développe avec soin un réseau de partenaires, composé notamment de journalistes, qui lui permettront de relayer efficacement ses communications. Il veille également à assurer la visibilité de l’association lors d’évènements d’importance. 
• Il réalise le suivi des différentes campagnes de communication (coût, impact…) et rend compte des résultats auprès du Bureau.  

Le Pôle Maintenance & Logistique :

Maintenance

Gestion de la maintenance, l'amélioration de l'équipement de production et son adaptation aux évolutions d'organisation ou de technologies. Il est le garant pour l’association du bon fonctionnement de ses équipements, l'entretien de ses bâtiments, sa sécurité et l'amélioration de ses performances.  

Logistique

• Gestion des flux et des stocks
• Supervision des prestations de l’association notamment celles réalisées au sein des locaux du siège de l’association comme la restauration (à ce jour en location-gérance), veillant particulièrement aux normes d’hygiène et de sécurité. 

Le Pôle Social & O.L.E.S :

Social

Son but principal est d’aider les adhérents en très grandes difficultés. Dans tous les cas soumis, nous interviendrons après avoir étudié toutes les aides des organismes habilités (Consulat, Ambassade, etc…).  

O.L.E.S (Organisme Local d’Entraide et de Solidarité) 

Les OLES ont principalement pour objet dans leur pays d'établissement, dans le cadre d'une situation d'urgence, de venir en aide aux ressortissants français et à leurs conjoint et enfants, quelle que soit leur nationalité, en situation matérielle ou morale difficile ; en situation actuelle particulière (Covid19) apporter une aide financière aux auto-entrepreneurs (micro-entreprises) français à l’étranger. Dans la poursuite de son objet social, l’Association entreprendra notamment les activités suivantes : 

• Agir au cas par cas après examen des dossiers qui lui sont soumis sous la forme d’assistance financière ou matérielle ou morale dans la limite de ses ressources financières
• Mettre en place une caisse de solidarité abondée par des fonds publics ou privés
• Bénéficier de l’expertise des Membres et mutualiser leurs compétences et ressources
• Améliorer la visibilité, le suivi et l’accessibilité à l’aide disponible pour les personnes éligibles à l’aide 

Le Pôle Fichier :

C’est le cœur même de notre dispositif. Il s’attachera, en collaboration avec le Vice-Président à : 

- établir une base de données fiable sur le volet Administratif et civil ainsi que sur le volet cotisations, 
- veiller aux diverses mises à jour en fonction de l’évolution du statut de l’adhèrent (mariage, divorce, changement d’adresse, naissance, décès, etc. 
- collecter et archiver toutes informations complémentaires fournies par l’adhèrent (AFI-01, AFI02, AFI-03, AFI-04, etc.)
- veiller à la plus stricte confidentialité des données fournies par nos adhérents.

Le pôle Enseignement & Culture : 

Enseignement

Le pôle a pour mission de promouvoir l’apprentissage de la langue française aux enfants, aux épouses de Français et à tous ceux qui souhaitent apprendre le français. A la demande de nos adhérents, il contribuera à la mise en œuvre de cours d’apprentissage de la langue thaïlandaise usuelle devant permettre une meilleure compréhension sociale et familiale de nos compatriotes. 

Culture

Le pôle a pour mission de promouvoir la connaissance de la culture française, d’organiser, d’encourager et d’assister les initiatives culturelles avec éventuellement d’autres partenaires dans un esprit de respect, d’échange et d’équité. Il organise des conférences et des visites de musées, de monuments et d’expositions. Elle gère une bibliothèque dont la consultation est ouverte à tous.

CONCLUSION

Comme vous pouvez le constater l’année passée fût très «prenante» sur son volet administratif et organisationnel, mais nous avons su nous adapter à la demande croissante de nos adhérents sans perdre de vue les objectifs que vous nous aviez fixés lors de la dernière Assemblée Générale Ordinaire.

Vous pouvez constater que sur l’organigramme ne figure pas le Pôle Evènements car il reste encore à trouver des bénévoles désireux de rejoindre notre équipe nous permettant ainsi de consolider nos acquis et de développer les «structures» à venir : Evènementiel, Antennes de proximité, etc.  

2 motions de courrier aux autorités françaises concernées au sujet du dossier STAFE et de l’ouverture d’un bureau de vote à Khonkaen ont été approuvées à l’unanimité.
 
Nous tenons à saluer et remercier TOUTES les personnes qui ont contribué et soutenu nos actions et souhaitons longue vie et grande prospérité à notre belle association.

N.B. : Une quête en faveur de l’orphelinat de Khonkaen a été réalisée lors de cette AGO ce qui a permis de récolter la somme de 9.000 THB. Un grand MERCI aux donateurs !